Tempus - Često postavljana pitanja o Tempus projektima u Srbiji

Sadržaj ugovora (Grant Agreement) i prateće dokumentacije ažurira se i menja za svaki krug selekcije Tempus projekata. Molimo Vas, pobrinite se da konsultujete samo ugovornu dokumentaciju koja se odnosi na Vaš krug selekcije jer mogu postojati znatne razlike u ugovornim pravilima različitih krugova selekcije.

Naročito je velika razlika između ugovora za Tempus III projekte i novih Tempus IV ugovora (od 2008. godine). Zato je važno da članovi konzorcijuma pažljivo pročitaju odgovarajuću ugovornu dokumentaciju pre početka sprovođenja projekta i konsultuju je kada god je to neophodno tokom projekta.

Na sajtu Izvršne agencije možete naći i pdf documente sa listom najčešće postavljanih pitanja, čiji se sadržaj takođe menja iz godine u godinu.

Sledi spisak često postavljanih pitanja koja su do sada bila zajednička za Tempus IV projekte.

Prenos sredstava

25. Da li je postoji određena naznaka za prenos sredstava s jednog univerziteta na drugi, ili pri prenosu treba samo naznačiti broj datog Tempus projekta?

26. Da li su mogući transferi u devizama unutar zemlje?

27. Da li se prenos sredstava vrši samo nakon potpisivanja podugovora sa partnerom ili se može izvršiti i pre potpisivanja?

28. Da li bi svi partneri trebalo da otvore posebne podračune za Tempus projekat? Da li je otvaranje posebnog podračuna potrebno posebno prijaviti Izvršnoj agenciji?

29. Da li sva plaćanja treba da se vrše sa računa koordinatora?

30. Kada se sredstva prebace na račun partnera, da li su oni slobodni da ta sredstva koriste za isplatu osoblja, pokrivanje troškove puta i sl., a da se prethodno ne konsultuju sa koordinatorom ili uvek moraju tražiti njegovo odobrenje?

31. Da li je moguće promeniti broj računa otvorenog za potrebe određenog Tempus projekta?

32. Da li je moguće isplatiti novac u gotovini ukoliko je teško organizovati prenos novca na račune banaka u inostranstvu?

Kurs evra

33. Koji je zvanični kurs koji se koristi prilikom konverzije valuta (evra) u dinare i obratno?

34. Koji iznos u evrima treba da se iskaže u završnom izveštaju projekta u slučaju kupovine avio karte vrednosti 100 evra prema projektnoj prijavi a ukoliko se primenjuje kurs evra Evropske komisije 1 evro = 90 rsd? (Novac je transferovan u Srbiju (iz Brisela ili EU koordinatora) u mesecu kada je EU kurs evro-rsd iznosio 1 evro = 90 rsd.) Realni kurs evra na dan kupovine avio karte prema Narodnoj banci Srbije iznosi 1 evro = 100 rsd.

35. Da bi prijavili da je isplaćeno 100 € za honorare, koliki je iznos sume u dinarima koja se može prebaciti učesniku projekta, 9000 (prema EC kursu evra) ili 10000 dinara (prema stvarnom kursu evra)?Činjenica je da se u Convention for Staff Costs prijavljuje samo suma u evrima, ali šta se dešava u slučaju revizije? Šta će revizor pomisliti pri kontroli projektnih računa (svi transferi su tu registrovani)? (Kurs Evropske komisije dinar – evro u primeru je 1 evro=90rsd). Ukoliko je moguće transferovati 9000 dinara, kome pripada preostalih 1000 dinara (10000 - 9000 dinara)?

Podugovori koordinatora sa partnerima

36. Da li bi ugovor o saradnji (cooperation agreement) trebalo da sadrži dodatne klauzule?

37. Šta bi trebalo da sadrži podugovor sa partnerom?

38. Koja je svrha sklapanja podugovora između koordinatora i partnera na projektu?

Promena radnog plana

39. Planirali smo da reorganizujemo dinamiku studijskih putovanja i umesto tri organizujemo dve posete, ali i da na ove sastanke pozovemo i EU profesore. U slučaju da troškovi ovih događaja budu veći od planiranih, da li bi trebalo da smanjimo broj učesnika iz partnerskih zemalja koji putuju u EU zemlje ili ne?

Oprema i usluge

40. Da li se na nabavke u Tempus projektima primenjuje Zakon o javnim nabavkama i na koji način se vrši objedinjena nabavka opreme?

41. Da li oprema koju želimo da kupimo za projekat mora biti poreklom iz EU ili partnerskih zemalja? Moramo li opremu kupiti u EU?

42. Da li konzorcijum sme da kupi opremu koja nije navedena u originalnoj aplikaciji?

43. Ko je vlasnik opreme kupljene pomoću Tempus sredstava?

44. Na koji način se organizuju tenderi za nabavku opreme u multinacionalnom projektu?

45. Kakva je procedura za oslobađanje od PDV-a u slučajevima kada je, izuzetno, odlukom rektorata fakultet krajnji korisnik opreme koja se nabavlja?

Honorari

46. Šta se smatra normalnom platnom stopom pri isplati honorara?

47. Kako možemo da saznamo da li je iznos honorara koji isplaćujemo EU partnerima veći od iznosa koji oni primaju kao platu na svojim institucijama? Kako bi naš revizor trebalo da reši ovo pitanje?

48. Čiju platu ili plate bi trebalo uzeti u obzir kao dokaz da profesori u Srbiji zaražuju više od 40 € dnevno (bruto) kao honorar u projektu?

49. Razvijanje i uspostavljanje web sajta projekta vodi se kao trošak štampanja i izdavanja (printing and publishing heading), čak i u slučaju da se sajt razvija interno, dok se troškovi ažuriranja i održavanja sajta vode kao troškovi osoblja. U koju onda stavku spadaju troškovi rada osoblja na razvijanju i uspostavljanju sajta projekta?

50. U multinacionalnom konzorcijumu ukoliko se posao deli između dve ili tri osobe iz različitih zemalja, koju tabelu zarada bi trebalo slediti?

51. Da li se isplata honorara može vršiti direktno na račun osobe koja je deo osoblja partnerske institucije, bez prethodne uplate novca na podračun za projekat te institucije?

52. Ko može, u ime institucije, da potpiše Convention for Staff Costs? Kako se ispravno popunjava ovaj dokument?

53. Da li plata osobe koju je partnerska institucija zaposlila kako bi isključivo obavljala administrative poslove u vezi sa Tempus projektima može delom biti isplaćena iz sredstava partnerske institucije (sufinansirana), a delom iz sredstava projekta koja su namenjena za "troškove osoblja"? Ukoliko je to moguće, koja dokumentacija može biti korišćena kao dokaz da je ukupan iznos isplaćen iz sredstava 1) institucije i 2) granta, tj. dokaz da se poštovalo pravilo Tempus programa " da plata za iste poslove ne može biti isplaćena iz drugih izvora finansiranja"?

Dnevnice

54. Da li je tačno da se, u slučaju da su dnevnice za osoblje manje od maksimuma po Tempusu, sme isplati Tempusom predviđeni maksimalni iznos, ali je na razliku potrebno platiti porez?

55. Ukoliko Tempus odobrava 80 € za troškove boravka u partnerskim zemljama, a po srpskom zakonu dozvoljeni su troškovi oko 1500 dinara (15 €), može li se ostatak legalno isplatiti (u dinarima) ako je plaćen porez na razliku?

56. Ukoliko neko od inostranog akademskog osoblja radi u drugoj zemlji (npr. neko od EU osoblja drži obuku u Kirgistanu), da li može da prima putne troškove koji pokrivaju smeštaj, hranu itd. i dnevnice za rad na obukama?

57. Da li je moguće pokriti putne troškove i dnevnice studenta iz zemlje partnera, ako on/ona putuje unutar svoje vlastite zemlje?

58. Da li je isti iznos troškova boravka za EU akademsko osoblje i npr. akademsko osoblje iz Kirgistana, ako svi učestvuju u istom treningu (iste dužine) u Kazahstanu?

59. U odeljku 5.3.1.3 poziva stoji: da zajednički projekti mogu da uključuju samo male i kratkoročne stipendije za studente, univerzitetsko osoblje i zvanične predstavnike partnerskih pravnih tela pod uslovom da mobilnosti podržavaju ostvarenje ciljeva projekta. Kasnije u aneksima 1-2.2.3.1, dužine malih i kratkoročnih stipendija su definisane kao studentske mobilnosti u trajanju od minimum dve nedelje i maksimum tri meseca.

60. Ukoliko su studenti uključeni u mobilnosti (max. 3 meseca) da li oni dobijaju samo sumu od 1200€ mesečno ili uz ovu sumu dobijaju i dodatni novac za putne troškove?

61. Kako se obračunava dnevnica kada studenti putuju na studijske posete kao predstavnici studenata?

62. Da li je moguće izbeći plaćanje poreza na dnevnice namenjene mobilnosti osoblja?

63. Univerzitet je odlučio da osoblju nadoknadi dnevnice koje su niže od maksimuma koji je propisan Tempus programom. Da li Tempus formular za putovanja (IMR) za takve mobilnosti treba da sadrži realne dnevnice islaćene osobi koja potpisuje Formular ili maksimalne dnevnice koje su isplaćene partnerskim institucijama.

Podugovaranje

64. Da li je za sklapanje podugovora sa individualnim ekspertom ili organizacijom potrebna autorizacija Izvršne agencije?

Individualni eksperti

65. Da li staff convention treba da bude overen od strane institucije individualnog eksperta? Koja prateća dokumentacija je potrebna za individualnog eksperta?

66. Šta bi trebalo da sadrži ugovor sa individualnim ekspertom (iznos, precizna vremena, aktivnosti)? Da li su dozvoljene i druge aktivnosti?

Promene unutar konzorcijuma

67. Koja je procedura ako jedan od partnera želi da se povuče iz konzorcijuma?

68. Da li je moguće uključiti novog partnera u projekat?

Sufinansiranje

69. Šta može biti predmet sufinansiranja?

70. Da li plaćanje troškova koji se predstavljaju kao sufinansiranje u projektu mora biti izvršeno preko namenskog (pod)računa za projekat?

71. Da li bi svi partneri trebali da učestvuju u sufinansiranju?

72. Da li 10% sufinansirajućih sredstava za eligible direktne troškove mora da obezbedi isključivo podnosilac prijave? Ili svaki partner mora da obezbedi 10% sufinansirajućih sredstava od svojih ukupnih eligible direktnih troškova? Ili celokupan konzorcijum mora da obezbedi tih 10% sufinansirajućih sredstava od ukupnih eligible direktnih troškova projekta?

73. Da li se troškovi pripreme nastavnika i ostali troškovi vezani za osoblje mogu smatrati ufinansiranjem koje obezbeđuje konzorcijum?

Revizija

74. Da li je i kada potrebno da podneti eksterni revizorski izveštaj za Tempus projekat?

75. Ko je predmet revizije, koordinator ili ceo konzorcijum?

76. Zašto je potrebno obezbediti izveštaj spoljnog revizora?

Razno

77. Ko je dužan da obezbedi finansijsku garanciju za projekat i kada?

78. Koji je dokaz za isplatu u gotovini i za troškove taksija?

79. Kako se refundiraju troškovi puta kada se u projektima koristi lično ili službeno vozilo?

80. Kako se mogu naplatiti troškovi iznajmljivanja autobusa ili minibusa iz Tempus sredstava?

81. Da li su in kind doprinosi (plaćanje u robi ili uslugama) prihvatljivi u Tempus IV projektima?

82. Ukoliko nastavnik ima stalno zaposlenje u EU ili u jednoj od partnerskih zemalja, ali je privremeno na radu izvan Evrope, da li je moguće da se njegovi putni troškovi budu pokriveni Tempus finansiranjem?

83. Da li je prihvatljiva studentska mobilnost između partnerske zemlje i EU zemlje ili su moguće i mobilnosti iz jedne u drugu partnersku zemlju?

84. Da li se na sredstva namenjena pokrivanju troškova honorara i putnih troškova individualnih eksperata iz Evropske unije plaćaju porezi i doprinosi u Srbiji?

85. Da li sredstva koja se nalaze na računu institucije koja učestvuje u Tempus projektu, a koja su nepotrošena na kraju kalendarske godine podležu porezu na dobit?

86. Na koji način se računa rastojanje između gradova?

Oslobađanje od PDV-a

87. Koji su dokumenti potrebni za oslobađanje od PDV-a?

88. Gde se overava PPO PDV obrazac?

89. Koliko vremena je potrebno da se overi PPO PDV obrazac?

90. Kako se popunjava obrazac?

91. Gde je moguće pronaći/preuzeti PPO PDV obrazac?

Indirektni troškovi

92. Na koji način se vrši raspodela indirektnih troškova među partnerima?

_______________________________________________________________

Pravila za učestvovanje institucija i prioritetne oblasti:

1. Da li naš fakultet može da učestvuje sa dva različita projekta na tekućem konkursu TEMPUS programa?

Jedan fakultet, kao deo univerziteta (fakultet nije prepoznat kao samostalna visokoškolska institucija), može da učestvuje u više prijava za Tempus projekte pod uslovom da se one ne preklapaju po ciljevima ili ne pokrivaju istu temu iz prioritetne oblasti. Važno je znati da ukoliko selekcioni panel bude ocenio da je došlo do ovakvog preklapanja prijave nemaju nikakve šanse za finansiranje tj. biće diskvalifikovane.

Preporuka: konsultujte se što ranije sa kolegama koje pripremaju predloge projekata na Vašem fakultetu/univerzitetu i svakako pre nego što opis svog predloga pošaljete u Rektorat na potpisivanje pisma podrške (tzv. Mandate form). Na taj način u startu možete izbeći preklapanja, objediniti ideje za slične projekte i time povećati svoje šanse za uspeh.

2. Da li sve institucije visokog obrazovanja u EU imaju Erasmus University Charter?

Nemaju sve, ali bi trebalo da imaju sve koje učestvuju u Tempus projektima pošto se radi o dokumentu koji institucijama visokog obrazovanja u EU daje pravo na učešće u programu Erasmus (deo programa LLP – Lifelong learning programme, namenjen visokom obrazovanju). Pomenuti dokument možete pogledati na sledećem linku:

http://ec.europa.eu/education/erasmus/doc/eucstandard_en.pdf

3. Šta se podrazumeva pod zajedničkim programima?

Evo definicije sa centralnog sajta Tempus programa:

http://eacea.ec.europa.eu/tempus/tools/glossary_en.php

“A joint degree is a single diploma issued by at least two higher education institutions offering an integrated programme and recognised officially in the countries where the degree-awarding institutions are located.”

Ako kroz Tempus projekat razvijate zajedničke studije obavezno konsultujte Standarde za akreditaciju zajedničkih programa koji se mogu naći na sajtu Komisije za akreditaciju i proveru kvaliteta, www.kapk.org (u pregledu vesti na početnoj strani).

Zajedničke studije vode izdavanju zajedničkih diploma i podrazumevaju saradnju nastavnog osoblja različitih fakulteta/departmana unutar univerziteta, a po ugledu na ono što rade njihove kolege iz EU.

Ako se bavite razvojem ovakvih studija u Tempus projektima onda bi trebalo da postoji relevatna i dovoljno velika ciljna grupa studenata koji žele da se upišu na takve studije kao i realna šansa da studenti koji završe ovakve programe imaju bolju mogućnost zapošljavanja u Srbiji.

Preporuke za unapređenje kvaliteta zajedničkih studija u Evropi date od strane Evropske asocijacije univerziteta mogu se naći na: http://www.eua.be/eua/jsp/en/upload/EMNEM_report.1147364824803.pdf

4. Šta su “Graduate conversion courses”? U trecem konkursu za Tempus IV projekte, kao jedan od prioriteta Srbije za Joint projects navedeni su 'Graduate coversion courses'. Nejasno nam je šta se pod tim podrazumeva.

Projekat koji se poziva na prioritet Graduate Conversion Courses unutar Joint Projects / Curriculum Reform trebalo bi da ponudi sertifikovane programe prekvalifikacije (master programe) za nezaposlene ili neadekvatno zaposlene sa diplomama visokoškolskih institucija (univerziteta ili viših škola u Srbiji). S tim u vezi, neophodna je analiza potreba koja se oslanja na podatke ili saradnju sa Zavodom za zapošljavanje ili neki drugi izvor informacija sa tržista rada.

Savetujemo Vam da pogledate web-site projekta koji je odobren u prvom konkursnom roku Tempus IV i u kome imate objašnjenje pristupa: http://www.concur.uns.ac.rs/

Važno je napomenuti i da bi novi projekat u okviru ovog prioriteta trebao da izbegne preklapanje u smislu vrste ponuđenih programa sa postojećim projektom.

5. Ko izdaje sertifikate kada se organizuju npr. obuke za preduzeća?

Sertifikat bi trebalo da izdaju visokoškolske ustanove koje izvode trening za preduzeća.

Prateća dokumentacija uz e-form

6. “Mandate form” ili ’’Endorsement letter”- kakva je razlika? Prema elektronskom formularu koji je dostupan videla sam da više ne postoji Endorsment letter, već da stoji da svaki pojedinačni partner popunjava početni deo koji se na njega odnosi....

Počev of trećeg konkursa Tempus IV institucije, kao potvrdu svojeg učešća u projektu umesto ranije korišećenih Endorsement pisama potpisuju sa podnosiocem prijave (grant applicant) i tzv. Mandate form, što je vid podugovora podnosioca prijave i člana konzorcijuma. Tekst Mandate formulara je identičan za sve projekte, menjaju se samo podaci o univerzitetu, adresa i sl i navodi se naslov i akronim projekta.

Dakle, Endorsment pisma više nisu validan oblik potvrde o učešću u Tempus projektu, ne šalju se kao propratna dokumentacija i ne treba ih prikupljati. Moguće je svakako da za interne potrebe projekta osmisle odgovarajući podugovori kojima će bliže biti definisano učešće partnera.

7. Šta se podrazumeva pod “official legal form” u Mandate formularu?

Tumačenje Izvršne agencije (EACEA) za pomenutu definiciju je da se ova kategorija odnosi na tip pravnog lica koji proizilazi iz njegovih akata o osnivanju:

‘’The "official legal form" would indeed by the type of legal status by which the national authorities have registered the organisation in the country. This type would be mentioned in the organization’s statutes.

Depending also on the categories applied in the national legislation, this could be "NGO/non-profit organisation", "public limited company (UK)", "nameless venture (BE)", etc. ‘’

8. Da li ‘’Mandate’’ form može da potpiše i dekan fakulteta?

U Tempus programu prepoznaju se jedino univerziteti kao članovi konzorcijuma projekata, shodno praksi EU zemalja za univerzitete učesnike u Tempusu. Stoga “Mandate” formular i za one koji konkurišu iz Srbije mora da potpiše lice ovlašćeno za zastupanje univerziteta - rektor ili izuzetno neko od prorektora ili generalni sekretar ukoliko poseduje odgovarajuće ovlašćenje, što je potrebno proveriti u rektoratu.

Uobičajena je praksa kod univerziteta u Srbiji, da rektor daje podršku projektu, tj. potpisuje Mandate form u saglasnosti sa dekanom fakulteta sa kojeg dolazi projektna prijava.

Ako se radi o nekoj drugoj instituciji, visokoj školi, organizaciji ili preduzeću, „mandate“ formular potpisuje onaj ko je ovlašćen da predstavlja to pravno lice.

9. Budući da smo sa Univerziteta, šta navodimo kao “ official legal form” ?

“Official Legal form” se ne navodi ukoliko je korisnik projekta ustanova koja zadovoljava kriterijume Evropske komisije za javne institucije, tzv. “public bodies”.

10. Ko je „coordinator“, a ko „cobeneficiary“ u mandate formularu?

„Co-ordinator“ je institucija koja aplicira za Tempus projekat ispred celog konzorcijuma (nekada se još zvao i grant applicant)

Pod terminom „Co-beneficiary/ies“ se podrazumevaju svi ostali partneri u konzorcijumu jednog projekta.

11. Koliko „cobeneficiary“ institucija može biti navedeno u jednom mandate formularu?

Preporuka je da „Coordinator“ potpisuje ponaosob sa svakim od partnera u projektu poseban formular. To bi značilo da, na primer, ako u jednoj Tempus aplikaciji postoji 20 partnera toliko isto treba da bude i potpisanih podugovora.

12. Kako da na adekvatan način popunimo tabele za budžet imajući u vidu zahtev za racionalizacijom troškova koji se pre svega odnosi na budžetsku liniju – Travel costs and cost of stay?

Najbolje je da se u tabelama za računanje budzeta u jednom redu (row) nalaze troškovi koji su vezani za jednu aktivnost unutar određenog radnog paketa. Tako i u excel tabeli u kojoj su predstavljeni Travel cost and cost of stay potrebno je u jedan red uneti jedan razlog putovanja koji ima veze sa aktivnošću iz jednog radnog paketa.

S druge strane, pozitivno se gleda na to da, u situacijama kada je to moguće, jedno putovanje "posluži" za više aktivnosti. U skladu sa tim, određeno putovanje je potrebno pripisati jednom izabranom radnom paketu, da ne bi došlo do dupliranja mobilnosti, a zatim u tekstualnom delu - budget cost-effectiveness, objasniti racionalno korišćenje sredstava, odnosno to da će pojedine mobilnosti u okviru projekta imati više namena.

Rubrike u elektronskom formularu

13. Deo A1, A2, A3: Kako je potrebno popuniti rubrike A1, A2 i A3 ukoliko u prijavi učestvuje neki od fakulteta univerziteta ili uprava univerziteta?

rubrika A1: ‘’Organisation’’- ovde se navode podaci Univerziteta, a ne fakulteta

rubrika A2: ‘’Person responsible for the management’’ - potrebno je navesti osobu koja će voditi projekat – ključna kontakt osoba

rubrika A3: ‘’Person authorized to represent...’’- navesti lice ovlašćeno za zastupanje, što je u slučaju univerziteta rektor ili izuzetno lice koje on ovlasti

Deo B3 ima dve celine, prvu u kojoj se navode projekti u kojima ste učestvovali Vi i ostali partneri u projektu tokom prethodne tri godine i drugu koja počinje sa ''Please list other grant applications submitted....'' a za koju na strani 14 Instrukcija za aplikante stoji:

“This section is to be completed if you have submitted the same application or parts of it under a different type of Tempus project or other Community programme in the current year. The information requested will be used before the end of the selection to ensure the absence of double funding for the same project....''

Drugi deo rublike B3 odnosi se dakle na prijave projekata koje su članovi konzorcijuma podneli na nekom od konkursa EU u poslednjih godinu dana, a još uvek ne znaju da li će one biti finansirane.

U oba dela rublike B3 pišete nazive projekta ili prijava, a zatim ako je samo jedan univerzitet ucestvovao, specifikujte u kom obliku tj. kao ''-partner” ili “-applicant''; ako je više partnera bilo uključeno u projektu/prijavi onda predlažemo da pišete samo naziv prijave ili projekta.

15. Theme or discipline: Zašto ne mogu da izaberem i temu i disciplinu u elektronskom formularu?

Instrukcije kažu da se bira samo u okviru jedne kategorije - ili tema ili disciplina; biranje u okviru jedne kategorije onemogućava biranje druge.

16. Deo D1: Da li se u tabeli D1 određuje za svaku instituciju samo po jedna ključna osoba?

Jednu ključnu osoba po instituciji je obavezni minimum koji morate navesti u formularu. Ali, ako sa iste institucije mogu navesti, kao izuzetno značajne za ostvarenje ciljeva projekta po svojim referencama, još neke osobe, onda ih i navedite, to može značajno uticati na ocenu kvaliteta partnerstva u projektu.

17. Deo E3: Na šta se odnosi deo E.3 - opis novih (nastavnih) metodologija? Na koje se metodologije misli i da li postoji uobičajena klasifikacija?

Pod metodologijom se podrazumeva način rada sa direktnim korisnicima projekta (npr. načini rada sa studentima), kao i postupci putem kojih će biti sprovedene aktivnosti projekta.

Sve aktivnosti, kako akademskog tako i administrativnog osoblja opisuju se i u delovima F1 i F2, sve one se u tabeli 3 excel tabela samo brojčano izražavaju.

19. Deo F2: U delu F2 “Deliverable”, pojasnite nam “Indicate the target partner countries for all categories you have selected”?

Pomenuti deo se odnosi na ciljnu grupu u projektu, tj. ovde se misli na direktne korisnike projekta (tumačenje iz uputstava za konkurisanje) i diseminaciju unutar konzorcijuma; drugačije rečeno - ovaj deo se ne odnosi se na ciljne grupe za širu diseminaciju npr. na učesnike drugih država koje učestvuju na nekoj konferenciji organizovanoj unutar projekta.

20. Deo F4: Kako se ispravno popunjava sekcija Travels u okviru dela F4 - Resources required to complete workpackage?

U koloni Number of Mobility Flows u tabeli potrebno je evidentirati sva pojedinačna putovanja, odnosno putovanja svake osobe angažovane na projektu u okviru posmatranog radnog paketa. Dakle ukoliko pretpostavimo da u okviru radnog paketa dve osobe putuju, u koloni Flows će stajati 2. Naravno, istovremeno je potrebno izabrati odgovarajući red u zavisnosti da li te dve osobe putuju iz partnerske zemlje u EU ili obrnuto ili se pak radi o putovanjima između partnerskih zemalja ili EU zemalja.

S druge strane sekcija Number of Days predstavlja ukupan broj dana putovanja za sve osobe koje su angažovane u okviru posmatranog radnog paketa. Ukoliko važi pretpostavka iz prethodnog primera da u će u okviru posmtranog radnog paketa putovati ukupno dve osobe i da će one u putu provesti 3 dana potrebno je sabrati ukupan broj dana i u ovom slučaju u tabelu uneti broj 6, opet u odgovarajući red u zavisnosti od vrste putovanja.

Logički okvir LFM

21. Da li se “deliverables” navode u logičkom okviru (LFM-u)?

''Deliverables'' se navode u logičkom okviru. Prezentacije sa radionica su dostupne na našem sajtu, http://www.tempus.ac.rs/sr/konkursi/tempus-2/ i one sadrže informacije o elektronskom formularu i šemi logičkog okvira i odnosa “activity-deliverable''.

22. Da li se radni paketi za ‘’Quality control and monitoring’’, ‘’Dissemination’’, ‘’Exploitation’’ i ‘’Management’’ moraju drugačije imenovati u projektu?

Ovi radni paketi se zovu baš ovako i svaki projekat mora da ih ima– nema potrebe menjati njihove nazive ali ste slobodni da, shodno svom razumevanju, koncipirate aktivnosti koje se unutar njih nalaze.

Oprema

23. Šta sve može da se smatra opremom (”equipment”) unutar jednog Tempus projekta?

U vodiču konkursa navedeno je da je moguća nabavka sledećih tipova opreme:

“Books and periodicals (selected by consortium members as being directly relevant to the objectives of the project), fax machines; photocopying machines; computers and peripherals, software; machines and equipment for teaching purposes; video-projectors (hardware) and video-presentations (software); television sets, communication lines for internet connection; access to databases (libraries and electronic libraries outside the consortium); renting of equipment may be considered eligible, but only in exceptional and duly justified circumstances and in any case not exceeding the duration of the grant agreement; consumables needed to ensure the smooth functioning of the equipment; equipment maintenance, insurance, transport and installation costs.”

Potrebno je voditi računa da oprema bude direktno povezana sa aktivnostima i da njen ukupni iznos ne prelazi 30% budžeta projekta.

24. Da li se otkup prava za softvere, knjige, testove i sl. takođe može smatrati opremom?

Iz zvaničnog tumačenja dobijenog od Izvršne agencije u vezi sa jednom konkretnom projektnom prijavom može se zaključiti da je otkup prava za korišćenje u nastavi ili obukama moguć, ali da se mora jasno argumentovati i objasniti postupak nabavke:

“The mentioned access rights could be considered as "access to databases (libraries and electronic libraries outside the consortium)" or even as "software”machines and equipment for teaching purposes".

Considering the price, however, they (the applicants) need to explain clearly who will be the seller and how the tender procedures will be followed in this case.”

Prenos sredstava

25. Da li je postoji određena naznaka za prenos sredstava s jednog univerziteta na drugi, ili pri prenosu treba samo naznačiti broj datog Tempus projekta?

Predlog je da se prenos sredstava vrši između namenski otvorenih podračuna za dati projekat, kako bi revizori imali efikasan uvid u sve finansijske transakcije.

26. Da li su mogući transferi u devizama unutar zemlje?

U skladu sa Zakonom o izmenama i dopunama Zakona o deviznom poslovanju omogućen je transfer u devizama radi realizacije razvojne pomoći Evropske unije, u koju spada i Tempus program.

Prema informacijama iz Narodne banke, pored ugovora o realizaciji projekta potpisanog sa Evropskom komisijom ili Izvršnom agencijom (Grant Agreement), potrebno je dostaviti i dopis na memorandumu u kome se navodi suma koju je potrebno prebaciti sa računa koordinatora na račun druge visokoškolske ustanove (preduzeća, studentske organizacije i sl.) koja je partner u projektu. U slučaju da postoji i podugovor sklopljen sa partnerom kojem se prebacuju sredstva dobro je i priložiti taj podugovor nalogu za prenos.

Deo člana 34 Zakona o deviznom poslovanju na koji se treba pozvati glasi:
"Plaćanje, naplaćivanje i prenos mogu se vršiti i u devizama po osnovu programa i projekata koji se finansiraju iz razvojne pomoći Evropske unije u kojima učestvuje Republika, pri čemu sredstva mogu biti prosleđivana do ugovarača, odnosno korisnika i projektnih partnera u skladu sa odgovarajućim ugovorom za sprovođenje aktivnosti na osnovu razvojne pomoći Evropske unije."

27. Da li se prenos sredstava vrši samo nakon potpisivanja podugovora sa partnerom ili se može izvršiti i pre potpisivanja?

Ovo je interna odluka koordinatora, uglavnom je preporuka, radi sigunosti i odgovornosti onoga ko upravlja projektom, da se veće sume prenose nakon potpisivanja pougovora.

28. Da li bi svi partneri trebalo da otvore posebne podračune za Tempus projekat? Da li je otvaranje posebnog podračuna potrebno posebno prijaviti Izvršnoj agenciji?

Da.

U najvećem broju slučajeva institucije otvaraju posebne podračune za projekat nakon potpisivanja ugovora sa Izvršnom agencijom o sprovođenju projekta. Institucija koordinator je u obavezi da obavesti Izvršnu agenciju o otvaranju posebnog podračuna i da dostavi sve potrebne podatke. Nakon toga Izvrsna agencija potpisuje aneks ugovora sa koordinatorom.

Svi partneri na projektu su u obavezi da podatke o otvorenim posebnim podračunima dostave koordinatoru. U ovom slučaju je dovoljno da koordinator ima podatke o svim partnerima.

29. Da li sva plaćanja treba da se vrše sa računa koordinatora?

Ne. Kada koordinator na svoj račun primi odgovarajuća finansijska sredstva, potrebno je da prenese dogovorene sume novca na podračune svojih partnerskih institucija. Partnerske institucije onda same vrše plaćanja za svoj deo aktivnosti predviđenih projektom i čuvaju dokumentaciju o tome.

30. Kada se sredstva prebace na račun partnerskih institucija, da li su one slobodne da ta sredstva koriste za isplatu osoblja, pokrivanje troškove puta i sl., a da se prethodno ne konsultuju sa koordinatorom? Ili oni moraju tražiti odobrenje koordinatora projekta?

Zavisi od dogovora postignutog unutar konzorcijuma i posebno sa koordinatorom. Najčešće dinamika isplata prati projektne aktivnosti. Partnerske institucije moraju da pravdaju koordinatoru utrošena sredstva odgovarajućom dokumentacijom.

31. Da li je moguće promeniti broj računa otvorenog za potrebe određenog Tempus projekta?

Da. Ali je potrebno pismeno obavestiti Izvršnu agenciju o svakoj promeni računa koristeći Financial Identification form, potpisan od strane lica ovlašćenog za zastupanje partnera i banke. Formular se može naći na sledećoj adresi: http://ec.europa.eu/budget/info_contract/ftiers_en.htm?submenuheader=0

32. Da li je moguće isplatiti novac u gotovini ukoliko je teško organizovati prenos novca na račune banaka u inostranstvu?

Iz razloga veće sigurnosti i lakše revizije, isplate ne treba vršiti u gotovini. Univerzitet zemlje partnera bi trebalo da otvori podračun i preko njega bi trebalo da se vrše sve finansijske transakcije. Jedini izuzetak mogu biti nadoknade za troškove putovanja, koje se mogu isplatiti direktno osobi koja ide na put. Mogu se, takođe, preneti sredstva na račun banke kako bi se isplatili pružaoci usluga (npr. za kupovinu opreme). U svakom slučaju, potrebno je voditi računa o nacionalnom poreskom zakonodavstvu.

Kurs evra

33. Koji je zvanični kurs koji se koristi prilikom konverzije valuta (evra) u dinare i obratno?

Svaka konverzija stvarnih troškova u evre mora se vršiti prema kursu evra propisanom od strane Evropske komisije i objavljenog na njenom sajtu (http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/ ), i to po kursu važećem za mesec prvog prefinansiranja projekta. Kada dođe do drugog prefinansiranja koristiće se kurs važeći za taj mesec.

Izuzetno, projekti odobreni 2008. godine mogu da primenjuju jedan od slećih načina za obračunavanje kursa evra:

A. Konverzija po mesečnom kursu koji je objavljen na sajtu Komisije http://ec.europa.eu/budget/inforeuro pri čemu mesečni kurs, po kome će se obračunavati, zavisi od datuma navedenog u konkretnoj fakturi (što znači 24 ili 36 kurseva za obračun, u zavisnosti od dužine trajanja samog projekta).

(Kao jedna od alternativa moguća je primena dnevnog kursa objavljenog na sajtu Evropske Centralne Banke http://www.ecb.int i to za konkretan datum naveden u fakturi. Međutim zbog lakšeg snalaženja i zbog činjenice da na dnevnom nivou nisu uključene sve valute partnerskih zemalja, preporuka je da se koristi mesečni kurs. Kombinacija dnevnog i mesečnog kursa se ne uvažava.)

B. Konverzija po mesečnom kursu koji je objavljen na sajtu Komisije http://ec.europa.eu/budget/inforeuro i to po kursevima za mesece prvog i drugog prefinansiranja projekta (što znači 2 kursa za obračun po projektu). Konkretno ovo znači:

- obračun po kursu za mesec prvog prefinansiranja projekta, što obuhvata period od zvaničnog početka projekta sve do meseca kada se vrši drugo prefinansiranje.

- Kada dodje do drugog prefinansiranja, pa sve do kraja trajanja samog projekta, obračunavaće se po kursu za mesec kada je drugo prefinansiranje izvršeno.

C. Sistem obračuna pod A za period do 26.08.2009. ( do datuma kada je uprošćeni sistem objavljen tj. sistem B), a zatim obračun po B sistemu za sve konverzije valuta posle ovog datuma.

Ukoliko koordinator kupi kartu po ceni od 10000 dinara, suma koju će prijaviti u završnom izveštaju će biti suma koja odgovara sumi u evrima obračunata prema EC kursu evra. U Vašem slučaju, kada je kurs 1 € = 90 rsd, suma koja će biti prijavljena u završnom izveštaju biće 111.11 €, a ne inicijalna suma od 100 € koja je planirana u prijavi projekta. Ova suma predstavlja samo procenu troškova, dok se u završnom izveštaju prikazuju samo stvarni troškovi.

35. Da bi prijavili da je isplaćeno 100 € za honorare, koliki je iznos sume u dinarima koja se može prebaciti učesniku projekta, 9000 (prema EC kursu evra) ili 10000 dinara (prema stvarnom kursu evra)? Činjenica je da se u Convention for Staff Costs prijavljuje samo suma u evrima, ali šta se dešava u slučaju revizije? Šta će revizor pomisliti pri kontroli projektnih računa (svi transferi su tu registrovani)? (Kurs Evropske komisije dinar – evro u primeru je 1 evro=90rsd). Ukoliko je moguće transferovati 9000 dinara, kome pripada preostalih 1000 dinara (10000 - 9000 dinara)?

Opšte Tempus pravilo o kursu evra mora biti primenjeno pri isplati honorara: kurs evra koji se primenjuje je kurs propisan od strane Komisije za mesec u kome je izvršeno prvo ili drugo prefinansiranje..

Na osnovu primera, obratite pažnju na sledeće:

Ukoliko je novac prebačen iz Brisela u Srbiju u mesecu kada je EU kurs evro-rsd iznosio 1 evro = 90 rsd, iznos koji će se transferovati učesniku projekta je 9000 dinara.

U svakom slučaju, obratite pažnju na to da početnu osnovu predstavlja ne suma u evrima već ona u dinarima, koja je zaista isplaćena učesniku projekta. Suma koja je prikazana u ugovoru (i aplikaciji) kao privremeni budžet je samo okvirna procena onoga što će zaista biti potrošeno.

Konzorcijum prema Grant Agreement-u ne može iz donacije pokriti gubitke na kursu. Ipak, ukoliko je kurs evra povoljniji (npr. ostatak od 1000 dinara), ova pozitivna razlika može se iskoristiti za pokrivanje gubitaka na kursu određenih projektnih aktivnosti.

Podugovori koordinatora sa partnerima

36. Da li bi ugovor o saradnji (cooperation agreement) trebalo da sadrži dodatne klauzule?

Dobro je predvideti da se putem podugovora (koji koordinatora sklapa sa svakim od partnera u projektu) regulišu sva potencijalno sporna pitanja, poput poverljivosti podataka i sl.

Preporuka je i da se podugovorom predvidi prenos sredstva partnerima u redovnim intervalima i to unapred, pre izvršenih aktivnosti (ukoliko je to moguće).

37. Šta bi trebalo da sadrži podugovor sa partnerom?

Najvažnije je da se podugovorom utvrde prava i obaveze potpisnika, a na partnerima tj. na koordinatoru je da osmisli tekst ovog ugovora. Izvršna agencija je utvrdila obavezne elemente podugovora koji se primenjuju na projekte odobrene 2011. godine.

38. Koja je svrha sklapanja podugovora između koordinatora i partnera na projektu?

Putem podugovora kooordinator se sa partnerima dogovora o odgovarajućem načinu izvođenja aktivnosti u projektu, kao i o uspostavljanju i održavanju planiranog budžeta i troškova po partneru. Partneri su zaduženi da uspostave interne podugovore koji se tiču interne operative i koordinacije. Podugovor mora sadržati sve bitne aspekte neophodne za upravljanje isprovođenje projekta, uključujući i procedure za rešavanje eventualnih problema.

Promena radnog plana

Do određene mere, konzorcijum može da se dogovori o reorganizaciji studijskih poseta, posebno ukoliko je data preporuka naznačena u propratnom pismu poslatom od Izvršne agencije.

U ovom slučaju, bi bilo očekivno da se putovanje profesora iz EU finansira od ukupnih sredstava koja su i inače namenjena za putne troškove ovih ljudi. Moguća su i druga rešenja, ali ona zahtevaju više kombinovanja unutar budžetskih linija i alokacija za svakog od partnera.

Oprema i usluge

40. Da li se na nabavke u Tempus projektima primenjuje Zakon o javnim nabavkama i na koji način se vrši objedinjena nabavka opreme?

Visoškolske ustanove nisu u obavezi da primenjuju odredbe Zakona o javnim nabavkama, jer su u pitanju nabavke po osnovu međunarodnog sporazuma, shodno čalnu 7. stav 1. tačka 2) podtačka a) Zakona. Zbog toga je preporuka da primenjuju sledeće uputstvo kako bi se nabavka vršila objedinjeno i kako visokoškolske ustanove ne bi bile u situaciji da od sopstvenih (ne projektnih) sredstava snose troškove poreza na dodatu vrednost.

41. Da li oprema koju želimo da kupimo za projekat mora biti poreklom iz EU ili partnerskih zemalja? Moramo li opremu kupiti u EU?

Ne. Oprema kupljena Tempus sredstvima ne mora imati poreklo iz EU ili partnerske zemlje. Oprema se može kupiti u bilo kojoj zemlji, mada je najbolje kupiti je u partneskoj zemalji kako bi se izbegle komplikovane carinske procedure.

42. Da li konzorcijum sme da kupi opremu koja nije navedena u originalnoj aplikaciji?

Da, pod uslovom da se ispoštuju sledeći uslovi:

Kupljena oprema je neophodna za implementaciju projekta i opravdanost kupovine se na zahtev može jasno dokazati.
Ispoštovan je budžet projekta.
Oprema je eligible (prema Grant Agreement-u i Guidelines for the Use of the Grant).

43. Ko je vlasnik opreme kupljene pomoću Tempus sredstava?

Kupljena oprema pripada instituciji partnerske zemlje, a ne pojedincima. Oprema se zato mora registrovati kao inventar institucije čije je vlasništvo.

44. Na koji način se organizuju nabavka opreme u multinacionalnom projektu (tender)?

Najbolje rešenje bi bilo da koordinator organizuje nabavku za svu neophodnu opremu u projektu. Ukoliko ovo rešenje nije praktično, druga opcija bi bila da se organizuje nabavka u svakoj od partnerskih zemalja koje učestvuju u projektu (grupišući pri tom potrebe svih partnerskih institucija u datoj zemlji). Treba izbegavati organizovanje nabavke od strane svake pojedinačne institucije, kako bi se ostvarila povoljnija cena zahvaljujući većem obimu nabavke. Ukoliko zakonodavstvo sprečava grupne nabavke, prihvatljivi su i individualne nabavke na pojedinačnim institucijama, uz odgovarajuće dokaze i obrazloženje da objedinjena nabavka nije bila moguća.

45. Kakva je procedura za oslobađanje od PDV-a u slučajevima u kojima je izuzetno, odlukom rektorata, fakultet krajnji korisnik opreme koja se nabavlja?

Ukoliko je Tempus projektom predviđena nabavka uskostručne opreme koja će se usled prirode Tempus projekata nalaziti na fakultetima, radi izbegavanja knjiženja troskova amortizacije, moguće je da opremu formalno plati fakultet. U tom slučaju, prilikom nabavke bi se primenila sledeća procedura:

Rektorati bi zajedno sa ucesnicima projekta pristupili objedinjenoj nabavci opreme.
Kada se izaberu najbolji ponuđaci (ili jedan ponuđac), rektorat moze direktno uz prethodno oslobađanje od PDV-a da plati tu opremu, pri cemu se onda ona knjiži u osnovna sredstva rektorata i u bilansu se knjiže odgovarajući troškovi amortizacije ili
Rektorat prenosi odgovarajući iznos u dinarima fakultetu koji će tu opremu da koristi, pri čemu je potrebno da potvrdu o poreskom oslobođenju potpišu i overe i fakultet i rektorat. Uz ovakvu potvrdu neophodno je da rektorat pismeno obavesti Poresku upravu da je saglasan da fakultetu ustupi pravo na poresko oslobođenje radi nabavke konkretno navedene opreme u okviru Tempus projekta (navesti tačan naziv); u ovom dopisu se navodi konkretan iznos koji je radi nabavke rektorat preneo fakultetu.
Bez obzira na to da li je rektorat direktno snosio troškove opreme i postao vlasnik iste ili je to pravo ustupljeno fakultetu, rektorat je kao i do sada pred Evropskom komisijom odgovoran za stanje opreme, odnosno ukoliko revizori ili lica koja vrse monitoring ne mogu da ostvare neposredan uvid u ono što je nabavljeno iz projekata, svu odgovornost snosi rektorat.

Više neće biti moguće da fakulteti nastupaju samostalno pred Poreskom upravom i zatraze oslobađanje od PDV-a, a da pečat rektorata takođe nije prisutan na potvrdi o poreskom oslobođenju. Ovo se odnosi na sve Tempus projekte u Srbiji, bez obzira na godinu u kojoj su odobreni.

Što se tiče PIB-a i naziva pravnog lica na potvrdi o poreskom oslobođenju, navodiće se, kao i do sada podaci onog pravnog lica koje vrši plaćanje izvršene nabavke. S tim u vezi i profaktura na osnovu koje se izdaje potvrda o poreskom oslobađanju takođe treba da sadrži podatke pravnog lica koje vrši plaćanje.

Honorari

46. Šta se smatra normalnom platnom stopom pri isplati honorara?

Honorari se sastoje od stvarne plate, socijalnog osiguranja i drugih obaveznih troškova uključenih u platu. Honorari moraju odgovarati praksi institucije na kojoj je osoblje zaposleno.

Potrebno je da od partnera iz EU zatražite isplatne listiće, odnosno potvrdu o njihovim bruto primanjima. Koordinatori iz EU sa velikim iskustvom u vođenju projekata obično postupaju na ovj način.

48. Čiju platu ili plate bi trebalo uzeti u obzir kao dokaz da profesori u Srbiji zaražuju više od 40 € dnevno (bruto) kao honorar u projektu?

Trebalo bi uzeti u obzir bruto lične dohotke svakog od profesora pojedinačno, za koga se traži povećanje ove satnice.

Troškovi rada osoblja na razvijanju i uspostavljanju sajta mogli bi da se računaju kao rad akademskog i tehničkog osoblja (staff cost).

50. U multinacionalnom konzorcijumu, ukoliko se posao deli između dve ili tri osobe iz različitih zemalja, koju tabelu zarada bi trebalo slediti?

Plate osoblja navedene u aneksima 2 i 3 za pojedine zemlje treba koristiti za plaćanje osoblja iz institucija iz tih zemalja. Stoga se u multinacilonalnim projektima koristite različite stope za različite partnerske države.

51. Da li se isplata honorara može vršiti direktno na račun osobe koja je deo osoblja partnerske institucije, bez prethodne uplate novca na podračun za projekat te institucije?

Ne. Honorari se moraju uplatiti na podračun institucije, a zatim se sa podračuna isplaćuju osoblju, pri čemu se plaćaju odgovarajući porezi i doprinosi.

52. Ko može, u ime institucije, da potpiše Convention for Staff Costs? Kako se ispravno popunjava ovaj dokument?

Pošto je rektor taj koji potpisuje Grant Agreement i mandate, on je takođe osoba zadužena i za potpisivanje Convention for Staff Costs. Ipak, on može odlučiti da delegira ovu dužnost nekoj drugoj osobi, u kom slučaju je potrebno priložiti ovlašćenje rektora uz projektnu dokumentaciju.

Sam formular sadrži dve tabele.

U prvoj tabeli nalazi se deo– koji se odnosi na vremenski okvir u kojem se dešavala aktivnost i njeno „trajanje u danima“ (Duration in days).

Npr. - From: 01/05/2012 To: 31/05/2012 Duration in days: 7

U drugoj tabeli nalazi se deo „broj dana posvećenih radu na projektu“ (Number of days devoted to the project) u kojem se precizira koliko je konkretno dana zaista posvećeno projektu unutar tog šireg vremenskog okvira.

Npr. Number of days devoted to the project: 7

Dakle, broj dana iz prve tabele mora da se poklapa sa brojem dana iz druge tabele iako je vremenski period u kojem se aktivnost desava bio veci npr. celih mesec dana.

Primer ispravno popunjenih delova dokumenta Convention for Staff koji mora da prati isplatu svih honorara za osobe angažovane na projektu možete pogledati ovde.

Potrebno je dostaviti 2 odvojena dokumenta za isplatu (Conventions for staff cost): prvi - radni dani pokriveni sufinansiranjem i drugi -radni dani plaćeni iz Tempus granta. Svaki dokument treba da sadrži tačne informacije o izvršenom poslu, ukupan broj dana i iznos honorara. Dva dokumenta ne smeju da se preklapaju.

Neophodno je da su oba ova dokumenta navede koje je tačno aktivnosti ta osoba obavljala za potrebe određenog Tempus projekta.

Dnevnice

54. Da li je tačno da, u slučaju da su dnevnice za osoblje manje od maksimuma po Tempusu, sme da se plati taj maksimum, ali je na razliku potrebno platiti porez?

Tačno, na razliku se plaća porez prema domaćim propisima.

55. Ukoliko Tempus odobrava 80 € za troškove boravka u partnerskim zemljama, a po srpskom zakonu dozvoljeni su troškovi od oko 1500 dinara (15 €), može li se ostatak legalno isplatiti (u dinarima) ako je plaćen porez na razliku?

Prema domaćim propisima moguće je isplatiti neto dnevnicu u visini od 5% prosečne zarade u Srbiji. Hotelski račun se takođe priznaje kao deo dnevnice prema važečim propisima. Detaljnije objašnjenje možete dobiti u finansijkoj službi univerziteta/visoke škole.

Da, putni troškovi + dnevnice.

57. Da li je moguće pokriti putne troškove i dnevnice studenta iz zemlje partnera, ako on/ona putuje unutar svoje vlastite zemlje?

Da, moguće je. Molimo Vas da pogledate objašnjenje u tekstu konkursa u okviru kojeg je odobren vaš projekat.

58. Da li je isti iznos troškova boravka za EU akademsko osoblje i npr. akademsko osoblje iz Kirgistana, ako svi učestvuju u istom treningu (iste dužine) u Kazahstanu?

Da, isti iznos će biti primenjen za sve.

Molimo Vas da imate na umu da će dužina mobilnosti biti određena u zavisnosti od očekivanih ishoda. U principu je maksimalna dužina mobilnosti 3 meseca. Minimalno trajanje za osoblje neće biti nametnuto, jer ponekad nema potrebe za mobilnostima od dve nedelje. Za studente taj minimum od dve nedelje bi trebalo da se poštuje.

60. Ukoliko su studenti uključeni u mobilnosti (max. 3 meseca) da li oni dobijaju samo sumu od 1200€ mesečno ili uz ovu sumu dobijaju i dodatni novac za putne troškove?

Dobijaju samo mesečnu nadoknadu od 1200€. Takođe su pokriveni i njihovi putni troškovi (avionska karta I sl.) nezavisno od ove sume.

61. Kako se obračunava dnevnica kada studenti putuju na studijske posete kao predstavnici studenata?

U tom slučaju se za njih primenjuju ista pravila kao i za nastavno osoblje tj. ne primenjuje se dnevnica od 40 evra dnevno.

62. Da li je moguće izbeći plaćanje poreza na dnevnice namenjene mobilnosti osoblja?

Plaćanje poreza je neizbežno prema određenim nacionalnim jurisdikcijama. Nažalost, u takvim slučajevima ova suma (poreza) se pokriva iz samih dnevnica.

Tempus formular za putovanja (IMR) treba da sadrži stvarni iznos dnevnice. Referentni iznosi dnevnica navedeni u Pravilniku za korišćenje granta predstavljaju maksimalan iznos koji može biti isplaćen. Stoga, IMR treba da sadrži stvarne iznose koji su isplaćeni osobi koja potpisuje dokument. To znači da se razlika između stvarnog i iznosa koji je isplaćen partnerskoj instituciji može iskoristiti za porkivanje drugih troškova.

Podugovaranje

64. Da li je za sklapanje podugovora sa individualnim ekspertom ili organizacijom potrebna autorizacija Izvršne agencije?

Odobrenje Izvršne agencije je neophodno za podugovaranje individualnog eksperta ili organizacije, čak iako je to predviđeno projektnom prijavom.

Individualni eksperti

65. Da li staff convention treba da bude overen od strane institucije individualnog eksperta? Koja prateća dokumentacija je potrebna za individualnog eksperta?

Ne, individualni ekspert za pravdanje putnih troškova prilaže isto što i ostali (boarding pass, račun, potpisuje i popunjava IMR (Individual Mobility Report) formular). Kada je reč o isplati honorara, ekspert potpisuje odgovarajući formular, convention for staff costs. Dobro bi bilo da priloži i svoje isplatne listiće iz kojih se vidi da je plaćen onoliko koliko inače zarađuje, ali to nije neophodno.

66. Šta bi trebalo da sadrži ugovor sa individualnim ekspertom (iznos, precizna vremena, aktivnosti)? Da li su dozvoljene i druge aktivnosti?

Da, ali pri preciziranju ovih aktivnosti ne treba izgubiti iz vida da je uloga individualnog eksperta da pomogne u onim aktivnostima za koje konzorcijum nema kapacitet.

Promene unutar konzorcijuma

67. Koja je procedura ako jedan od partnera želi da se povuče iz konzorcijuma?

Procedura je sledeća:

Institucija koja želi da se povuče iz projekta mora da pošalje koordinatoru zvanično pismo, potpisano od strane lica ovlašćenog za zastupanje te institucije, kojim potvrđuje svoje povlačenje;
Zatim, koordinator šalje Izvršnoj agenciji pisanu potvrdu koja sadrži: detaljan opis posledica na ciljeve, rezultate i aktivnosti projekta i pismo partnerske institucije koja se povlači

U slučaju da minimalni uslovi za partnerstvo više nisu ispunjeni, Izvršna agencija ima pravo da razmotri mogućnost nastavka projekta.

68. Da li je moguće uključiti novog partnera u projekat?

Da. Tokom zvaničnog perioda trajanja projekta konzorcijum se može proširiti. Predlog proširivanja konzorcijuma mora se dostaviti Izvršnoj agenciji, a novi partner može dobiti finansijska sredstva tek kada se taj predlog odobri. Novi član konzorcijuma bi trebalo da se uključi u projekat pre početka poslednje godine trajanja projekta.

Zahtev za proširivanje bi trebalo da sadrži dataljno objašnjenje i razloge zašto je učešće novog partnera neophodno.

Proširivanje konzorcijuma nikako ne može dovesti do povećanja maksimalne sume finansiranja (maximum grant amont).

Pošto proširivanje projektnog konzorcijuma dovodi do modifikovanja Aneksa V Grant Agreement-a (Lista partnera), sledeći formalni zahtevi moraju se strogo ispoštovati:

pisani zahtev/objašnjenje od strane koordinatora
“Mandate’’ potpisan između koordinatora i novog partnera
pismo prihvatanja od strane svih drugih partnera u konzorcijumu (koje su potpisale kontakt osobe partnera)

Gore navedena dokumenta koordinator mora proslediti Izvršnoj agenciji zajedno sa zahtevom.

Sufinansiranje

69. Šta može biti predmet sufinansiranja?

Predmet sufinansiranja mogu biti svi troškovi osim indirektnih troškova.

70. Da li plaćanje troškova koji se predstavljaju kao sufinansiranje u projektu mora biti izvršeno preko namenskog (pod)računa za projekat?

Nije obavezno da plaćanje sufinansiranog dela “prođe” kroz (pod)račun za projekat, ali se to jako preporučuje. U ovom slučaju lakše je raspoznati i dokazati sufinansirane troškove u projektu (npr. za slučaj revizije), nego kada se sredstva isplaćuju sa osnovnog računa institucije koji se koristi za mnogobrojne druge finansijske transakcije.

71. Da li bi svi partneri trebali da učestvuju u sufinansiranju?

Ugovor o finansiranju projekta (Grant agreement) ne precizira u kojoj meri bi svaka institucija trebalo da učestvuje u sufinansiranju. Raspodela sufinasiranje je navedena u predlogu projekta, ali se taj deo može revidirani u toku trajanja projekta. Preporučuje se da svaka institucije doprinose sufinasiranju u skladu sa resursima koji su dostupni svakoj od institucija u projektu.

Celokupan konzorcijum mora da obezbedi 10% sufinansirajućih sredstava. Na partnerstvu je odluku koliko će ko da doprinese. Sredstva za sufinansiranje mogu pripadati bilo kojoj vrsti troškova, osim indirektnih troškova.

73. Da li se troškovi pripreme nastavnika i ostali troškovi vezani za osoblje smatraju kao deo sufinansiranja koje nudi konzorcijum?

Da. Ovi troškovi mogu da budu deo sufinansiranja koje je omogućio konzorcijum, pod uslovom da je taj rad neophodan za dostizanje postavljenih ciljeva u projektu.

Revizija

74. Da li je i kada potrebno podneti eksterni revizorski izveštaj za projekat?

Ukoliko je Tempus Grant jednak ili veći od 750 000€ neophodno je poslati eksterni revizorski izveštaj za sve finansijske dokumente i priložene račune zajedno sa završnim izveštajem za sprovođenje projekta.

Revizori treba da potvrde tačnost završnog izveštaja kao i to da je on zasnovan na traženim, odgovarajućim dokumentima (supporting documents). Treba napomenuti da je ovo ugovorna revizija, a ne obavezna revizija godišnjih izveštaja.

Troškove eksterne revizije bi trebalo navesti u okviru drugih troškova (Other costs). Planirani troškovi revizije se kreću od 5 000€ do 12 000€, mada mogu da variraju u zavisnosti od zemlje koordinatora, broja zemalja uključenih u projekat, broja partnera, samog revizora i njegovog iskustva sa Tempus programom.

Pošto se maksimalna sredstva odobrena projektom ne mogu povećavati, projekti koji nemaju isplanirane troškove za eksternu reviziju u okviru budžeta, treba da realociraju sredstva iz postojećih linija, prvenstveno iz "Other costs". Ukoliko u „Other costs“ nema dovoljno sredstava, potrebno je izvršiti transfer sredstava sa drugih budžetskih linija projekta.

75. Ko je predmet revizije, koordinator ili ceo konzorcijum?

Svi članovi konzorcijuma jesu predmet revizije. S tim što je koordinator taj koji je dužan da u slučaju revizije i evaluacije obezbedi svu potrebnu dokumentaciju, uključujući i račune partnera, računovodstvenu dokumentaciju i potpisane kopije podugovora, u slučaju da postoje.

76. Zašto je potrebno za projekat obezbediti izveštaj spoljnog revizora?

Kao što stoji u članu I.5.4. Grant Agreementa-a, ukoliko je iznos Tempus donacije, prikazan u aneksu II Vašeg Grant Agreementa-a, viši od 750 000€, izveštaj spoljnog revizora o obavljenoj reviziji finansijskih izveštaja i računa mora se priložiti zajedno sa finalnim izveštajem na kraju projekta.

Svrha revizorskog izveštaja, koji se prilaže prilikom podnošenja zahteva za isplatu, jeste da posvedoči o ispravnosti trošenja sredstava i verodostojnosti odgovarajuće prateće dokumentacije i eventualnog zahteva za finalnu isplatu sredstava (preostalih 10% donacije).

Molimo Vas da imate u vidu da se u ovom slučaju radi o ugovorenoj reviziji vezanoj za račune projektnih aktivnosti, a ne o obaveznoj reviziji godišnjih računa koordinatora.

Koordinator može sam odabrati revizorsku kuću koja će izvršiti spoljnu reviziju, a može se obratiti i državnoj revizorskoj kući koja u zemlji ima status prepoznat kao ‘public body’. Revizori moraju imati minimalno nacionalnu licencu u zemlji koordinirajuće institucije za obavljanje revizorskih poslova. Revizorska kuća mora garantovati da njeni revizori poseduju odgovarajuće veštine za izvršavanje ovih zadataka (npr. jezičke veštine/budžet za potrebne prevode). Izveštaj treba da sadrži detaljan opis obavljenih revizorskih aktivnosti, njihovu analizu i zaključak.

Troškovi izveštaja spoljnog revizora mogu potpasti pod stavku ‘ostali troškovi’.

Razno

77. Ko je dužan da obezbedi finansijsku garanciju za projekat i kada?

Koordinatori projekata čiji osnivač nije država moraju na zahtev Izvršne agencije pružiti finansijsku garanciju za projekat.

78. Koji je dokaz za isplatu u gotovini ili za troškove taksija?

Prema Tempus pravilima to je IMR (Individual Mobility Report) formular. Troškovi za taksi su dozvoljeni samo u izuzetnim slučajevima.

79. Kako se refundiraju troškovi puta kada se u projektima koristi lično ili službeno vozilo?

Prilikom refundacije ovakvih troškova potrebno je uzeti u obzir i Tempus pravila i lokalna pravila u Srbiji.

Osnovno Tempus pravilo je da se refundira iznos do visine jedne povratne vozne karte prve klase za predviđeno putovanje, bez obzira na broj osoba koje su putovale vozilom. Potvrda o ceni karte se može uzeti u putnom agenciji ili na železničkoj stanici i treba je čuvati zajedno sa projektnim računima.

U partnerskim zemljama u kojima ne postoji razgranat železnički sistem (ili se on iz drugih razloga retko koristi), moguće je primeniti fiksni iznos za datu relaciju izraženu u kilometrima na osnovu lokalnih transportnih ruta. Visina fiksnog iznosa za refundaciju troškova puta dokazuje se potvrdom koju izdaje Ministarstvo prosvete (ili finansija). Potvrda se takođe mora čuvati zajedno sa projektnim računima.

Ako učesnici projekta nisu u prilici da pribave pomenutu potvrdu od nekog ministarstva, Tempus pravila dozvoljavaju refundaciju troškova do maksimalnog iznosa od 0.22 EUR po kilometru.

Prilikom sprovođenja Tempus projekata u Srbiji najčešće susrećemo sledeće dve situacije:

Ako se koristi službeno vozilo – primenjuje se Tempus pravilo da refundirani iznos može biti maksimalno 0.22 EUR po kilometru. Taj iznos pokriva i cenu benzina i sve putarine.

Ako se koristi lično vozilo - onda se mora primeniti i Zakon o porezu na dohodak građana. Prema tom zakonu, osoba može da dobije oko 4500 RSD mesečno kao nadoknadu za korišćenje svog automobila u službene svrhe (molimo Vas proverite tačan iznos kod računovodstvene službe). Iznos do 4500 RSD se isplaćuje bez oporezivanja. Sve što je isplaćeno preko tog iznosa, podleže oporezovanju u skladu sa Zakonom.

80. Kako se mogu naplatiti troškovi iznajmljivanja autobusa ili minibusa iz Tempus sredstava?

Iznajmljivanje autobusa moguće je samo za putovanja između partnerskih institucija u konzorcijumu. Troškovi iznajmljivanja trebalo bi da se podele sa brojem putnika u autobusu. Svaki učesnik bi trebalo da uključi, u okviru Individual Mobility Report-a (Annex 2, Guidelines for the Use of the Grant) svoj doprinos troškovima iznajmljivanja.

81. Da li su "in kind" doprinosi (plaćanje u robi ili uslugama) prihvatljivi u Tempus IV projektima?

Ne. "In kind" doprinosi su inputi u projektu koji nisu rezultat finansijskih transakcija. Primer: korišćenje postojećih kapaciteta (oprema, dostupan nastavni materijal), posedovanje autorskih prava, neplaćeni radni sati i/ili volonterski rad. Ovakvi doprinosi nisu prihvatljivi troškovi.

U razvojnoj fazi vašeg projekta trebalo bi da pronađete nastavnika koji je dostupan u EU. Ukoliko je projekat već finansiran, a nastavnik je onda izvan EU, Izvrša agencija može da izda odgovarajuće odobrenje ukoliko je ono traženo pismenim putem i ukoliko za njega postoji dobro obrazloženje.

83. Da li je prihvatljiva studentska mobilnost između partnerske zemlje i EU zemlje ili su moguće i mobilnosti iz jedne partnerske zemlje u drugu partnersku zemlju?

Da, studentske mobilnosti mogu biti iz jedne partnerske zemlje u drugu ukoliko su opravdane i neophodne za ostvarivanje ciljeva projekta. Podrazumeva se da će se poštovati odgovarajući nivoi putnih troskova.

84. Da li se na sredstva namenjena pokrivanju troškova honorara i putnih troškova individualnih eksperata iz Evropske unije plaćaju porezi i doprinosi u Srbiji?

Odredbom člana 1. i 2. Zakona o porezu na dohodak građana, propisano je da porez na dohodak građana plaćaju fizička lica koja ostvaruju dohodak na prihode iz svih izvora, sem onih koji su posebno izuzeti tim zakonom.

Odredbom člana 26. tačka 2. stav v) Okvirnog sporazuma propisano je da dobit i/ili prihodi ostvareni na osnovu ugovora EZ podležu oporezivanju u Republici Srbiji u skladu sa nacionalnim/lokalnim poreskim sistemom. Međutim fizička i pravna lica, uključujući i strano osoblje, iz držva članica EU ili drugih država prihvatljivih na osnovu IPA, koja izvršavaju ugovore koje finansira Zajendica biće izuzeta od plaćanja tih poreza u Republici Srbiji.

Saglasno navedenim odredbama, prihod (honorar, naknada troškova) koji ostvari strano fizičko lice koje je državljanin, odnosno ima prebivalište na teritoriji zemlje članice EU, i koje je kao stručnjak radno angažovano na realizaciji Tempus projekata na osnovu ugovora finansiranih iz IPA programa, izuzet je od oporezivanja u Republici Srbiji.

85. Da li sredstva koja se nalaze na računu institucije koja učestvuje u Tempus projektu, a koja su nepotrošena na kraju kalendarske godine podležu porezu na dobit?

Ne. Ova sredstva se vode po osnovu donacije i ne podležu porezu na dobit, o čemu svedoči i mišljenje Ministarstva finansija koje možete ovde preuzeti.

86. Na koji način se računa rastojanje između gradova?

U IMR obrascima se obično navodi rastojanje između gradova. Imajući u vidu da je nelogično da učesnici u projektima navode neujednačena rastojanja između istih gradova, na sastanku finansijskih službi svih većih univerziteta dogovoreno je da se primenjuje veća kilometraža sa sajta http://www.viamichelin.com

Oslobađanje od PDV-a

87. Koji su dokumenti potrebni za oslobađanje od PDV-a?

Potrebna je sledeća dokumentacija:

Tri primerka popunjenog obrasca PPO PDV;
Kopija profakture za nabavku opreme, knjiga i sl.
Specimen potpisa ovlašćenih osoba za izdavanje ove vrste potvrda, na memorandumu univerziteta/fakulteta (specimen potpisa treba da bude adresiran na Poresku upravu; Centralu; Sektor za kontrolu)

88. Gde se overava PPO PDV obrazac?

Obrazac se overava u centrali Poreske uprave na adresi Save Maskovica br. 3-5, Beograd (Banjica) 4. sprat.

89. Koliko vremena je potrebno da se overi PPO PDV obrazac?

Potrebno je oko 10 min. ukoliko je sve u redu sa dokumentacijom.

90. Kako se popunjava PPO PDV obrazac?

U odgovarajućim stavkama potrebno je dopisati sledeće:

Podaci o podnosiocu zahtev - Univezitet / Fakultet ... (molimo vas unesite adresu i PIB). U donjem desnom uglu treba da stoji potpis dekana/rektora i pečat.
Podaci o Međunarodnom ugovoru koji je osnova za Program Tempus.
Naziv ugovora - “ Okvirni sporazum između Vlade Republike Srbije i Komisije Evropskih Zajednica.”
Datum potpisivanja - 29.11.2007. ratifikovan 26.12.2007.
Dodajte podatke pojedinačnog projekta - (npr. Tempus JP 145 887...naslov projekta i vrednost...)
Naziv obaveznika PDV - Dobavljač prema profakturi i njegovi podaci
"Vrednost" se navodi bez PDV-a. Dobavljač treba da izda profakturu koja ima jasno naznačen iznos glavnice i PDV, pritom sve mora biti izraženo u dinarskoj protivvrednosti za određeni datum.

91. Gde je moguce pronaći/preuzeti PPO PDV obrazac?

Potvrdu o poreskom oslobađanju za obveznika PDV-a, koji vrši promet dobara ili usluga, odnosno uvoz dobara, uz poresko oslobađanje (za međunarodne ugovore) mozete pronaći na sledecim linkovima:

http://www.poreskauprava.gov.rs/sr/pdv/ppopdv.html

Indirektni troškovi

92. Na koji način se vrši raspodela indirektnih troškova među partnerima?

Ne postoji pravilo koje reguliše ovu raspodelu. Preporučljivo je da svaki od partnera raspolaže određenim delom indirektnih troškova. Veći univerziteti u Srbiji su se dogovorili o raspodeli indirektnih troškova, što predstavlja njihov interni dogovor, nezavisan od pravila Tempus programa.

Tempus Srbija

Kalendar dešavanja

Prezentacija Erasmus Mundus stipendija na Međunarodnom info danu

Obaveštenja na email