II SPROVOĐENJE TEKUĆIH PROJEKATA
I PRIPREMA PROJEKATA
Pravila za učestvovanje institucija i prioritetne oblasti:
2. Da li sve institucije visokog obrazovanja u EU imaju Erasmus University Charter?
3. Šta se podrazumeva pod zajedničkim programima?
5. Ko izdaje sertifikate kada se organizuju npr. obuke za preduzeća?
Prateća dokumentacija uz e-form
7. Šta se podrazumeva pod “official legal form” u Mandate formularu?
8. Da li ‘’Mandate’’ form može da potpiše i dekan fakulteta?
9. Budući da smo sa Univerziteta, šta navodimo kao “ official legal form” ?
10. Ko je „co-ordinator“, a ko „co-beneficiary“ u mandate formularu?
11. Koliko „co-beneficiary“ institucija može biti navedeno u jednom mandate formularu?
Rublike u elektronskom formularu
14. Theme or discipline: Zašto ne mogu da izaberem i temu i disciplinu u elektronskom formularu?
15. deo D1: Da li se u tabeli D1 određuje za svaku instituciju samo po jedna ključna osoba?
Logički okvir LFM
19. Da li se “deliverables” navode u logičkom okviru (LFM-u)?
Oprema
21. Šta sve može da se smatra opremom (”equipment”) unutar jednog Tempus projekta?
22. Da li se otkup prava za softvere, knjige, testove i sl. takođe može smatrati opremom?
II SPROVOĐENJE TEKUĆIH PROJEKATA
Sadržaj ugovora (Grant Agreement) i prateće dokumentacije ažuriraju se i menjaju za svaki krug selekcije Tempus projekata. Molimo Vas, pobrinite se da konsultujete samo ugovornu dokumentaciju koja se odnosi na Vaš specifični krug selekcije.
Mogu postojati znatne i veoma bitne razlike u ugovornim pravilima različitih krugova selekcije. Naročito je velika razlika između ugovora za Tempus III projekte i novih Tempus IV ugovora (od 2008. godine). Zato je veoma bitno da članovi konzorcijuma pažljivo pročitaju odgovarajuću ugovornu dokumentaciju pre početka sprovođenja projekta i konsultuju je kada god je to neophodno tokom projekta.
Na sajtu Izvršne agencije možete naći i pdf document sa listom najčešće postavljanih pitanja, čiji se sadržaj takođe menja iz godine u godinu.
Sledi spisak često postavljanih pitanja koja su do sada bila zajednička za Tempus IV projekte.
Prenos sredstava
25. Da li bi svi partneri trebalo da otvore posebne podračune za Tempus projekat?
26. Da li sva plaćanja treba da se vrše sa računa koordinatora?
28. Da li je moguće promeniti broj računa otvorenog za potrebe određenog Tempus projekta?
Kurs evra
30. Koji je zvanični kurs koji se koristi prilikom konverzije valuta (dinara) u evro?
Podugovori koordinatora sa partnerima
33. Da li bi ugovor o saradnji (cooperation agreement) trebalo da sadrži dodatne klauzule?
34. Šta bi trebalo da sadrži podugovor sa partnerom?
35. Koja je svrha sklapanja podugovora koordinatora sa partnerom?
Promena radnog plana
Oprema i usluge
37. Koliki je novi limit za tendersku proceduru po zakonu u Srbiji?
39. Da li konzorcijum sme da kupi opremu koja nije navedena u originalnoj aplikaciji?
40. Ko je vlasnik opreme kupljene pomoću Tempus sredstava?
41. U multinacionalnom projektu, na koji način se organizuju tenderi za nabavku opreme?
Honorari
43. Šta se smatra normalnom platnom stopom pri isplati honorara?
49. Ko može, u ime institucije, da potpiše Convention for Staff Costs?
Dnevnice
57. Da li je moguće izbeći plaćanje poreza na dnevnice namenjene mobilnosti osoblja?
Podugovaranje
Individualni eksperti
Promene unutar konzorcijuma
61. Koja je procedura ako jedan od partnera želi da se povuče iz konzorcijuma?
62. Da li je moguće uključiti novog partnera u projekat?
Sufinansiranje
63. Šta može biti predmet sufinansiranja?
64. Da li bi svi partneri trebali da učestvuju u sufinansiranju?
Revizija
69. Ko je predmet revizije, koordinator ili ceo konzorcijum?
70. Da li je potrebno da za svoj projekat obezbedim izveštaj spoljnog revizora?
Razno
71. Ko je dužan da obezbedi finansijsku garanciju za projekat i kada?
72. Koji je dokaz za isplatu u gotovini? Ili za troškove taksija?
73. Na koji način se vrši povraćaj sredstava u slučaju da se za put koriste sopstvena kola?
74. Kako se mogu naplatiti troškovi iznajmljivanja autobusa ili minibusa iz Tempus sredstava?
75. Da li su „in kind“ doprinosi (plaćanje u robi ili uslugama) prihvatljivi u Tempus IV projektima?
Oslobađanje od PDV-a
78. Koji su dokumenti potrebni za oslobađanje od PDV-a?
79. Gde se overava PPO PDV obrazac?
80. Koliko vremena je potrebno da se overi PPO PDV obrazac?
81. U obrascu, sta je potrebno dopisati u navedenim stavkama?
82. Gde je moguće pronaći PPO PDV obrazac?
_______________________________________________________________
Pravila za učestvovanje institucija i prioritetne oblasti:
1. Da li naš fakultet može da učestvuje sa dva različita projekta na tekućem konkursu TEMPUS programa?
Jedan fakultet, kao deo univerziteta (fakultet nije prepoznat kao samostalna visokoškolska institucija), može da učestvuje u više prijava za Tempus projekte pod uslovom da se one ne preklapaju po ciljevima ili ne pokrivaju istu temu iz prioritetne oblasti. Važno je znati da ukoliko selekcioni panel bude ocenio da je došlo do ovakvog preklapanja prijave nemaju nikakve šanse za finansiranje tj. biće diskvalifikovane.
Preporuka: konsultujte se što ranije sa kolegama koje pripremaju predloge projekata na Vašem fakultetu/univerzitetu i svakako pre nego što opis svog predloga pošaljete u Rektorat na potpisivanje pisma podrške (u ovom konkursu tzv. Mandate form). Na taj način u startu možete izbeći preklapanja, objediniti ideje za slične projekte i time povećati svoje šanse za uspeh.
2. Da li sve institucije visokog obrazovanja u EU imaju Erasmus University Charter?
Nemaju sve, ali bi trebalo da imaju sve koje učestvuju u Tempus projektima pošto se radi o dokumentu koji institucijama visokog obrazovanja u EU daje pravo na učešće u programu Erasmus (deo programa LLP – Lifelong learning programme, namenjen visokom obrazovanju). Pomenuti dokument možete pogledati na sledećem linku:
http://ec.europa.eu/education/erasmus/doc/eucstandard_en.pdf
3. Šta se podrazumeva pod zajedničkim programima?
Evo definicije sa centralnog sajta Tempus programa:
http://eacea.ec.europa.eu/tempus/tools/glossary_en.php
“A joint degree is a single diploma issued by at least two higher education institutions offering an integrated programme and recognised officially in the countries where the degree-awarding institutions are located.”
Ako kroz Tempus projekat razvijate zajedničke studije obavezno konsultujte Standarde za akreditaciju zajedničkih programa koji se mogu naći na sajtu Komisije za akreditaciju i proveru kvaliteta, www.kapk.org (u pregledu vesti na početnoj strani).
Zajedničke studije vode izdavanju zajedničkih diploma i podrazumevaju saradnju nastavnog osoblja različitih fakulteta/departmana unutar univerziteta, a po ugledu na ono što rade njihove kolege iz EU.
Ako se bavite razvojem ovakvih studija u Tempus projektima onda bi trebalo da postoji relevatna i dovoljno velika ciljna grupa studenata koji žele da se upišu na takve studije kao i realna šansa da studenti koji završe ovakve programe imaju bolju mogućnost zapošljavanja u Srbiji.
Preporuke za unapređenje kvaliteta zajedničkih studija u Evropi date od strane Evropske asocijacije univerziteta mogu se naći na: http://www.eua.be/eua/jsp/en/upload/EMNEM_report.1147364824803.pdf
4. Šta su “Graduate conversion courses”? U trecem konkursu za Tempus IV projekte, kao jedan od prioriteta Srbije za Joint projects navedeni su 'Graduate coversion courses'. Nejasno nam je šta se pod tim podrazumeva.
Projekat koji se poziva na prioritet Graduate Conversion Courses unutar Joint Projects / Curriculum Reform trebalo bi da ponudi sertifikovane programe prekvalifikacije (master programe) za nezaposlene ili neadekvatno zaposlene sa diplomama visokoškolskih institucija (univerziteta ili viših škola u Srbiji). S tim u vezi, neophodna je analiza potreba koja se oslanja na podatke ili saradnju sa Zavodom za zapošljavanje ili neki drugi izvor informacija sa tržista rada.
Savetujemo Vam da pogledate web-site projekta koji je odobren u prvom konkursnom roku Tempus IV i u kome imate objašnjenje pristupa: http://www.concur.uns.ac.rs/
Važno je napomenuti i da bi novi projekat u okviru ovog prioriteta trebao da izbegne preklapanje u smislu vrste ponuđenih programa sa postojećim projektom.
5. Ko izdaje sertifikate kada se organizuju npr. obuke za preduzeća?
Sertifikat bi trebalo da izdaju visokoškolske ustanove koje izvode trening za preduzeća.
Prateća dokumentacija uz e-form
6. “Mandate form” ili ’’Endorsement letter”? Prema elektronskom formularu koji je dostupan videla sam da više ne postoji Endorsment letter, već da stoji da svaki pojedinačni partner popunjava početni deo koji se na njega odnosi....
Počev of trećeg konkursa Tempus IV institucije, kao potvrdu svojeg učešća u projektu umesto ranije korišećenih Endorsement pisama potpisuju sa podnosiocem prijave (grant applicant) i tzv. Mandate form, što je vid podugovora podnosioca prijave i člana konzorcijuma. Tekst Mandate formulara je identičan za sve projekte, menjaju se samo podaci o univerzitetu, adresa i sl i navodi se naslov i akronim projekta.
Dakle, Endorsment pisma više nisu validan oblik potvrde o učešću u Tempus projektu, ne šalju se kao propratna dokumentacija i ne treba ih prikupljati. Moguće je svakako da za interne potrebe projekta osmisle odgovarajući podugovori kojima će bliže biti definisano učešće partnera.
7. Šta se podrazumeva pod “official legal form” u Mandate formularu?
Tumačenje Izvršne agencije (EACEA) za pomenutu definiciju je da se ova kategorija odnosi na tip pravnog lica koji proizilazi iz njegovih akata o osnivanju:
‘’The "official legal form" would indeed by the type of legal status by which the national authorities have registered the organisation in the country. This type would be mentioned in the organization’s statutes.
Depending also on the categories applied in the national legislation, this could be "NGO/non-profit organisation", "public limited company (UK)", "nameless venture (BE)", etc. ‘’
8. Da li ‘’Mandate’’ form može da potpiše i dekan fakulteta?
U Tempus programu prepoznaju se jedino univerziteti kao članovi konzorcijuma projekata, shodno praksi EU zemalja za univerzitete učesnike u Tempusu. Stoga “Mandate” formular i za one koji konkurišu iz Srbije mora da potpiše lice ovlašćeno za zastupanje univerziteta - rektor ili izuzetno neko od prorektora ili generalni sekretar ukoliko poseduje odgovarajuće ovlašćenje, što je potrebno proveriti u rektoratu.
Uobičajena je praksa kod univerziteta u Srbiji, da rektor daje podršku projektu, tj. potpisuje Mandate form u saglasnosti sa dekanom fakulteta sa kojeg dolazi projektna prijava.
Ako se radi o nekoj drugoj instituciji, visokoj školi, organizaciji ili preduzeću, „mandate“ formular potpisuje onaj ko je ovlašćen da predstavlja to pravno lice.
9. Budući da smo sa Univerziteta, šta navodimo kao “ official legal form” ?
“Official Legal form” se ne navodi ukoliko je korisnik projekta ustanova koja zadovoljava kriterijume Evropske komisije za javne institucije, tzv. “public bodies”.
10. Ko je „co-ordinator“, a ko „co-beneficiary“ u mandate formularu?
„Co-ordinator“ je institucija koja aplicira za Tempus projekat ispred celog konzorcijuma (nekada se još zvao i grant applicant)
Pod terminom „Co-beneficiary“ se podrazumevaju svi ostali partneri u konzorcijumu jednog projekta.
11. Koliko „co-beneficiary“ institucija može biti navedeno u jednom mandate formularu?
Preporuka je da „Co-ordinator“ potpisuje ponaosob sa svakim od partnera u projektu poseban formular. To bi značilo da, na primer, ako u jednoj Tempus aplikaciji postoji 20 partnera toliko isto treba da bude i potpisanih podugovora..
Rublike u elektronskom formularu
12. Deo A1, A2, A3: Kako je potrebno popuniti rubrike A1, A2 i A3 ukoliko u prijavi učestvuje neki od fakulteta univerziteta ili uprava univerziteta?
rubrika A1: ‘’Organisation’’- ovde se navode podaci Univerziteta, a ne fakulteta
rubrika A2: ‘’Person responsible for the management’’ - potrebno je navesti osobu koja će voditi projekat – ključna kontakt osoba
rubrika A3: ‘’Person authorized to represent...’’- navesti lice ovlašćeno za zastupanje, što je u slučaju univerziteta rektor ili izuzetno lice koje on ovlasti
13. Deo B3 : Kako popuniti rubliku B.3 u elektronskom formularu, gde navesti projekte koji se realizuju u poslednje 3 godine, a gde predloge projekata koji će biti predati u ovom konkursnom roku.
Deo B3 ima dve celine, prvu u kojoj se navode projekti u kojima ste učestvovali Vi i ostali partneri u projektu tokom prethodne tri godine i drugu koja počinje sa ''Please list other grant applications submitted....'' a za koju na strani 14 Instrukcija za aplikante stoji:
“This section is to be completed if you have submitted the same application or parts of it under a different type of Tempus project or other Community programme in the current year. The information requested will be used before the end of the selection to ensure the absence of double funding for the same project....''
Drugi deo rublike B3 odnosi se dakle na prijave projekata koje su članovi konzorcijuma podneli na nekom od konkursa EU u poslednjih godinu dana, a još uvek ne znaju da li će one biti finansirane.
U oba dela rublike B3 pišete nazive projekta ili prijava, a zatim ako je samo jedan univerzitet ucestvovao, specifikujte u kom obliku tj. kao ''-partner” ili “-applicant''; ako je više partnera bilo uključeno u projektu/prijavi onda predlažemo da pišete samo naziv prijave ili projekta.
14. Theme or discipline: Zašto ne mogu da izaberem i temu i disciplinu u elektronskom formularu?
Instrukcije kažu da se bira samo u okviru jedne kategorije - ili tema ili disciplina; biranje u okviru jedne kategorije onemogućava biranje druge.
15. deo D1: Da li se u tabeli D1 određuje za svaku instituciju samo po jedna ključna osoba?
Jednu ključnu osoba po instituciji je obavezno navesti u formularu ali ako sa iste institucije možete izdvojiti, kao izuzetno značajne za ostvarenje ciljeva projekta po svojim referencama, još neke osobe, onda ih i navedite.
16. deo E3: Na šta se odnosi deo E.3 - opis novih (nastavnih) metodologija? Na koje se metodologije misli i da li postoji uobičajena klasifikacija?
Pod metodologijom se podrazumeva način rada sa direktnim korisnicima projekta (npr. načini rada sa studentima), kao i postupci putem kojih će biti sprovedene aktivnosti projekta.
17. Delovi F1 i F2: Da li se u delovima F1 i F2 opisuju aktivnosti administrativnog osoblja, ili se one izražavaju samo u work_plan_budget excel tabelama, u tabeli 3 (staff cost) kao troškovi izraženi u danima i u evrima?
Sve aktivnosti, kako akademskog tako i administrativnog osoblja opisuju se i u delovima F1 i F2, sve one se u tabeli 3 excel tabela samo brojčano izražavaju.
18. Deo F2: U delu F2 “Deliverable”, pojasnite nam “Indicate the target partner countries for all categories you have selected”?
Pomenuti deo se odnosi na ciljnu grupu u projektu, tj. ovde se misli na direktne korisnike projekta (tumačenje iz uputstava za konkurisanje) i diseminaciju unutar konzorcijuma; drugačije rečeno - ovaj deo se ne odnosi se na ciljne grupe za širu diseminaciju npr. na učesnike drugih država koje učestvuju na nekoj konferenciji organizovanoj unutar projekta.
Logički okvir LFM
19. Da li se “deliverables” navode u logičkom okviru (LFM-u)?
''Deliverables'' se ne navode u logičkom okviru. Prezentacije sa radionica su dostupne na našem sajtu, http://www.tempus.ac.rs/sr/konkursi/tempus-2/ i one sadrže informacije o elektronskom formularu i šemi logičkog okvira i odnosa “activity-deliverable''. Tamo možete pronaći i konkretne primere.
20. Da li se radni paketi za ‘’Quality control and monitoring’’, ‘’Dissemination’’, ‘’Exploitation’’ i ‘’Management’’ moraju drugačije imenovati u projektu?
Ovi radni paketi se zovu onako kako je zadato i svaki projekat mora da ih ima– nema potrebe menjati njihove nazive ali ste slobodni da shodno svom razumevanju koncipiraju aktivnosti koje se unutar njih nalaze.
Oprema
21. Šta sve može da se smatra opremom (”equipment”) unutar jednog Tempus projekta?
U vodiču konkursa navedeno je da je moguća nabavka sledećih tipova opreme:
“Books and periodicals (selected by consortium members as being directly relevant to the objectives of the project), fax machines; photocopying machines; computers and peripherals, software; machines and equipment for teaching purposes; video-projectors (hardware) and video-presentations (software); television sets, communication lines for
internet connection; access to databases (libraries and electronic libraries outside the consortium); renting of equipment may be considered eligible, but only in exceptional and duly justified circumstances and in any case not exceeding the duration of the grant
agreement; consumables needed to ensure the smooth functioning of the equipment; equipment maintenance, insurance, transport and installation costs.”
Potrebno je voditi računa da oprema bude direktno povezana sa aktivnostima i da njen ukupni iznos ne prelazi 30% budžeta projekta.
22. Da li se otkup prava za softvere, knjige, testove i sl. takođe može smatrati opremom?
Iz zvaničnog tumačenja dobijenog od Izvršne agencije u vezi sa jednom konkretnom projektnom prijavom može se zaključiti da je otkup prava za korišćenje u nastavi ili obukama moguć, ali da se mora jasno argumentovati i objasniti postupak nabavke:
“The mentioned access rights could be considered as "access to databases (libraries and electronic libraries outside the consortium)" or even as "software”machines and equipment for teaching purposes".
Considering the price, however, they (the applicants) need to explain clearly who will be the seller and how the tender procedures will be followed in this case.”
Prenos sredstava
23. Da li je postoji određena naznaka za prenos sredstava s jednog univerziteta na drugi, ili pri prenosu treba samo naznačiti broj datog Tempus projekta?
Predlog je da se prenos sredstava vrši između namenski otvorenih podračuna za dati projekat, kako bi revizori imali efikasan uvid u sve finansijske transakcije.
24. Da li se prenos sredstava vrši samo nakon potpisivanja podugovora sa partnerom ili se može izvršiti i pre potpisivanja?
Ovo je interna odluka koordinatora, uglavnom je preporuka radi sigunosti i odgovornosti onoga ko upravlja projektom da se veće sume prenose nakon potpisivanja pougovora.
25. Da li bi svi partneri trebalo da otvore posebne podračune za Tempus projekat?
Da.
26. Da li sva plaćanja treba da se vrše sa računa koordinatora?
Ne. Kada koordinator na svoj račun primi odgovarajuća finansijska sredstva, potrebno je da prenese dogovorene sume novca na podračune svojih parnera.
27. Kada se sredstva prebace na račun partnera, da li su oni slobodni da ta sredstva koriste za isplatu osoblja, pokrivanje troškove puta i sl., a da se prethodno ne konsultuju sa koordinatorom? Ili oni moraju tražiti odobrenje koordinatora projekta?
To je stvar dogovora, ali svakako partneri moraju da pravdaju koordinatoru utrošena sredstva odgovarajućom dokumentacijom.
28. Da li je moguće promeniti broj računa otvorneog za poterbe određenog Tempus projekta?
Da. Ali je potrebno pismeno obavestiti Izvršnu agenciju o svakoj promeni računa koristeći Financial Identification form, potpisan od strane lica ovlašćenog za zastupanje partnera i banke. Formular se može naći na sledećoj adresi: http://ec.europa.eu/budget/info_contract/ftiers_en.htm?submenuheader=0
29. Da li je moguće isplatiti novac u gotovini ukoliko je teško organizovati prenos novca na račune banaka u inostranstvu?
Iz razloga veće sigurnosti i lakše revizije, isplate ne treba vršiti u gotovini. Univerzitet zemlje partnera bi trebalo da otvori podračun i preko njega bi trebalo da se vrše sve finansijske transakcije. Jedini izuzetak mogu biti nadoknade za troškove putovanja, koje se mogu isplatit direktno osobi koja ide na put. Mogu se, takođe, preneti sredstva na račun banke kako bi se isplatili pružaoci usluga (npr. za kupovinu opreme). U svakom slučaju, potrebno je voditi računa o nacionalnom poreskom zakonodavstvu.
Kurs evra
30. Koji je zvanični kurs koji se koristi prilikom konverzije valuta (dinara) u evro?
Svaka konverzija stvarnih troškova u evre mora se vršiti prema kursu evra propisanom od strane Komisije i objavljenog na njenom sajtu (http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/ ), i to po kursu važećem za mesec prvog prefinansiranja projekta. Kada dođe do drugog prefinansiranja koristiće se kurs važeći za taj mesec.
31. Koji iznos u evrima treba da se iskaže u završnom izveštaju projekta u slučaju kupovine avio karte vrednosti 100 evra prema projektnoj prijavi a ukoliko se primenjuje kurs evra Evropske komisije 1 evro = 90 rsd? (Novac je transferovan u Srbiju (iz Brisela ili EU koordinatora) u mesecu kada je EU kurs evro-rsd iznosio 1 evro = 90 rsd.) Realni kurs evra na dan kupovine avio karte prema Narodnoj banci Srbije iznosi 1 evro = 100 rsd.
Ukoliko koordinator kupi kartu po ceni od 10000 dinara, suma koju će prijaviti u završnom izveštaju će biti suma koja odgovara sumi u evrima obračunata prema EC kursu evra. U Vašem slučaju, kada je kurs 1 € = 90 rsd, suma koja će biti prijavljena u završnom izveštaju biće 111.11 €, a ne inicijalna suma od 100 € koja je planirana u prijavi projekta. Ova suma predstavlja samo procenu troškova, dok se u završnom izveštaju prikazuju samo stvarni troškovi.
32. Da bi prijavili da je isplaćeno 100 € za honorare, koliki je iznos sume u dinarima koja se može prebaciti učesniku projekta, 9000 (prema EC kursu evra) ili 10000 dinara (prema stvarnom kursu evra)? Činjenica je da se u Convention for Staff Costs prijavljuje samo suma u evrima, ali šta se dešava u slučaju revizije? Šta će revizor pomisliti pri kontroli projektnih računa (svi transferi su tu registrovani)? (Kurs Evropske komisije dinar – evro u primeru je 1 evro=90rsd). Ukoliko je moguće transferovati 9000 dinara, kome pripada preostalih 1000 dinara (10000 - 9000 dinara)?
Opšte Tempus pravilo o kursu evra mora biti primenjeno pri isplati honorara: kurs evra koji se primenjuje je kurs propisan od strane Komisije za mesec u kome je izvršeno prvo ili drugo prefinansiranje..
Na osnovu primera, obratite pažnju na sledeće:
Ukoliko je novac prebačen iz Brisela u Srbiju u mesecu kada je EU kurs evro-rsd iznosio 1 evro = 90 rsd, iznos koji će se transferovati učesniku projekta je 9000 dinara.
U svakom slučaju, obratite pažnju na to da početnu osnovu predstavlja ne suma u evrima već ona u dinarima, koja je zaista isplaćena učesniku projekta. Suma koja je prikazana u ugovoru (i aplikaciji) kao privremeni budžet je samo okvirna procena onoga što će zaista biti potrošeno.
Konzorcijum prema Grant Agreement-u ne može iz donacije pokriti gubitke na kursu. Ipak, ukoliko je kurs evra povoljniji (npr. ostatak od 1000 dinara), ova pozitivna razlika može se iskoristiti za pokrivanje gubitaka na kursu određenih projektnih aktivnosti.
Podugovori koordinatora sa partnerima
33. Da li bi ugovor o saradnji (cooperation agreement) trebalo da sadrži dodatne klauzule?
Preporuka je da se sredstva partnerima prebacuju na šest meseci i to unapred, pre izvršenih aktivnosti (ukoliko je to moguće). Sredstva za putne troškove se ne mogu prebacivati u evrima, tako da je najbolje da se ova sredstva isplaćuju neposredno pred odlazak na put, sa računa institucije koja je koordinator ili sa računa partnerskih institucija.
Dobro je predvideti da se putem podugovora (koji je preporučljivo da se sklopi između koordinatora i svakog od partnera u projeku) regulišu sva potencijalno sporna pitanja, poput poverljivosti podataka i sl.
34. Šta bi trebalo da sadrži podugovor sa partnerom?
Najvažnije je da se podugovorom utvrde prava i obaveze potpisnika, a na partnerima tj. na koordinatoru je da osmisli sam tekst ovog ugovora.
35. Koja je svrha sklapanja podugovora koordinatora sa partnerom?
Putem podugovora kooordinator se sa partnerima dogovora o odgovarajućem načinu izvođenja aktivnosti u projektu, kao i o uspostavljanju i održavanju planiranog budžeta i troškova po partneru. Partneri su zaduženi da uspostave interne podugovore koji se tiču interne operative i koordinacije. Podugovor mora sadržati sve bitne aspekte neophodne za upravljanje isprovođenje projekta.
Promena radnog plana
36. Planirali smo da reorganizujemo dinamiku studijskih putovanja i umesto tri organizujemo dve posete, ali i da na ove sastanke pozovemo i EU profesore. U slučaju da troškovi ovih događaja budu veći od planiranih, da li bi trebalo da smanjimo broj učesnika iz zemalja u razvoju koji putuju u EU zemlje ili ne?
Do određene mere, konzorcijum može da se dogovori o reorganizaciji studijskih poseta, posebno ukoliko je data preporuka naznačena u propratnom pismu poslatom od Izvršne agencije.
U ovom slučaju, bi bilo očekivno da se putovanje profesora iz EU finansira od ukupnih sredstava koja su i inače namenjena za putne troškove ovih ljudi. Moguća su i druga rešenja, ali ona zahtevaju više kombinovanja unutar budžetskih linija i alokacija za svakog od partnera.
Oprema i usluge
37. Koliki je novi limit za tendersku proceduru po zakonu u Srbiji?
Taj iznos je promenljiv i zavisi od Zakona o budžetu Republike Srbije za tekuću godinu. Preporučujemo Vam da konsultijete finansijsku službu univerziteta ili visoke škole koja je u toku sa važećim ograničenjima.
38. Da li oprema koju želimo da kupimo za projekat mora biti poreklom iz EU ili partnerskih zemalja? Moramo li opremu kupiti u EU?
Ne. Oprema kupljena Tempus sredstvima ne mora imati poreklo iz EU ili partnerske zemlje. Oprema se može kupiti u bilo kojoj zemlji, mada je najbolje kupiti je u partneskoj zemalji kako bi se izbegle komplikovane carinske procedure.
39. Da li konzorcijum sme da kupi opremu koja nije navedena u originalnoj aplikaciji?
Da, pod uslovom da se ispoštuju sledeći uslovi:
40. Ko je vlasnik opreme kupljene pomoću Tempus sredstava?
Kupljena oprema pripada instituciji partnerske zemlje, a ne pojedincima. Oprema se zato mora registrovati kao inventar institucije čije je vlasništvo.
41. U multinacionalnom projektu, na koji način se organizuju tenderi za nabavku opreme?
Najbolje rešenje bi bilo da koordinator organizuje tender za svu neophodnu opremu u projektu. Ukoliko ovo rešenje nije praktično, druga opcija bi bila da se organizuje po jedan tender u svakoj od partnerskih zemalja koje učestvuju u projektu (grupišući pri tom potrebe svih partnerskih institucija u datoj zemlji). Treba izbegavati organizovanje tendera od strane pojedinačnih institucija, kako bi se ostvarila korist od ekonomije obima povezane sa grupnim nabavkama. Ukoliko zakonodavstvo sprečava grupne nabavke, mogu se prihvatiti individualni tenderi pojedinačnih institucija, uz odgovarajuće dokaze i obrazloženje.
Honorari
42. Da li je tačno da staff costs ne smeju da budu veći od 40 % inicijalno obračunatih troškova (ukupna suma novca definisana u Aneksu II), ali mogu biti veći od 40% u krajnjem obračunu troškova?
Staff costs ne mogu biti veći od 40% budžeta, čak i ukoliko je izvršen prenos u vrednosti 10% visine neke druge budžetske linije u honorare. Ovo se ne odnosi na projekte odobrene 2008. godine.
43. Šta se smatra normalnom platnom stopom pri isplati honorara?
Honorari se sastoje od stvarne plate, socijalnog osiguranja i drugih obaveznih troškova uključenih u platu. Honorari moraju odgovarati praksi institucije na kojoj je osoblje zaposleno.
44. Kako možemo da saznamo da li je iznos honorara koji isplaćujemo EU partnerima veći od iznosa koji oni primaju kao platu na svojim institucijama? Kako bi naš revizor trebalo da reši ovo pitanje?
Potrebno je da od partnera iz EU zatražite isplatne listiće, odnosno potvrdu o njihovim bruto primanjima. Koordinatori iz EU sa velikim iskustvom u vođenju projekata obično postupaju na ovj način.
45. Čiju platu ili plate bi trebalo uzeti u obzir kao dokaz da profesori u Srbiji zaražuju više od 40 € dnevno (bruto)?
Trebalo bi uzeti u obzir bruto lične dohotke svakog od profesora pojedinačno, za koga se traži povećanje ove satnice.
46. Razvijanje i uspostavljanje web sajta projekta vodi se kao trošak štampanja i izdavanja (printing and publishing heading), čak i u slučaju da se sajt razvija interno, dok se troškovi ažuriranja i održavanja sajta vode kao troškovi osoblja. U koju onda stavku spadaju troškovi rada osoblja na razvijanju i uspostavljanju sajta projekta?
Troškovi rada osoblja na razvijanju i uspostavljanju sajta mogli bi da se računaju kao rad akademskog i tehničkog osoblja.
47. U multinacionalnom konzorcijumu ukoliko se posao deli između dve ili tri osobe iz različitih zemalja, koju tabelu zarada bi trebalo slediti?
Plate osoblja navedene u aneksima 2 i 3 za pojedine zemlje treba koristiti za plaćanje osoblja iz institucija iz tih zemalja. Stoga se u multinacilonalnim projektima koristite različite stope za različite partnerske države.
48. Da li se isplata honorara može vršiti direktno na račun osobe koja je deo osoblja partnerske institucije, bez prethodne uplate novca na podračun za projekat te institucije?
Ne. Honorari se moraju uplatiti na podračun institucije, a zatim se sa podračuna isplaćuju osoblju, pri čemu se plaćaju odgovarajući porezi i doprinosi.
49. Ko može, u ime institucije, da potpiše Convention for Staff Costs?
Pošto je rector taj koji potpisuje Grant Agreement i mandate, on je takođe osoba zadužena i za potpisivanje Convention for Staff Costs. Ipak, on može odlučiti da delegira ovu dužnost nekoj drugoj osobi, u kom slučaju je potrebno priložiti ovlašćenje rektora uz projektnu dokumentaciju.
Dnevnice
50. Da li je tačno da u slučaju da su dnevnice za osoblje manje od maksimuma po Tempusu sme da se plati taj maksimum, ali je na razliku potrebno platiti porez?
Tačno, na razliku se plaća porez prema domaćim propisima.
51. Ukoliko Tempus odobrava 80 € za troškove boravka u partnerskim zemljama, a po srpskom zakonu dozvoljeni su troškovi od 1500 dinara (15 €), može li se ostatak legalno isplatiti (u dinarima) ako je plaćen porez?
Prema domaćim propisima moguće je isplatiti neto dnevnicu u visini od 5% prosečne zarade u Srbiji. Hotelski račun se takođe priznaje kao deo dnevnice prema važečim propisima. Detaljnije objašnjenje možete dobiti u finansijkoj službi univerziteta/visoke škole.
52. Ukoliko neko od inostranog akademskog osoblja radi u drugoj zemlji (npr. neko od EU osoblja drži obuku u Kirgistanu), da li može da prima putne troškove koji pokrivaju smeštaj, hranu itd. i dnevnice za rad na obukama?
Da, putni troškovi + dnevnice.
53. Da li je moguće pokriti putne troškove i dnevnice studenta iz zemlje partnera, ako on/ona putuje unutar svoje vlastite zemlje?
Da, moguće je. Molimo Vas da pogledate odeljak 2.2.3 na str. 41 Third Call Application Guidelines-a.
54. Da li je isti iznos troškova boravka za EU akademsko osoblje i npr. akademsko osoblje iz Kirgistana, ako svi učestvuju u istom treningu (iste dužine) u Kazahstanu?
Da, isti iznos će biti primenjen za sve.
55. U odeljku 5.3.1.3 poziva stoji: da zajednički projekti mogu da uključuju samo male i kratkoročne stipendije za studente, univerzitetsko osoblje i zvanične predstavnike partnerskih pravnih tela pod uslovom da mobilnosti podržavaju ostvarenje ciljeva projekta. Kasnije u aneksima 1-2.2.3.1, dužine malih i kratkoročnih stipendija su definisane kao studentske mobilnosti u trajanju od minimum dve nedelje i maksimum tri meseca.
Molimo Vas da imate na umu da će dužina mobilnosti biti određena u zavisnosti od očekivanih ishoda. U principu je maksimalna dužina mobilnosti 3 meseca. Minimalno trajanje za osoblje neće biti nametnuto, jer ponekad nema potrebe za mobilnostima od dve nedelje. Za studente taj minimum od dve nedelje bi trebalo da se poštuje.
56. Ukoliko su studenti uključeni u mobilnosti (max. 3 meseca) da li oni dobijaju samo sumu od 1200€ mesečno ili uz ovu sumu dobijaju i dodatni novac za putne troškove?
Dobijaju samo mesečnu nadoknadu od 1200€. Takođe su pokriveni i njihovi putni troškovi (avionska karta I sl.) nezavisno od ove sume.
57. Da li je moguće izbeći plaćanje poreza na dnevnice namenjene mobilnosti osoblja?
Plaćanje poreza je neizbežno prema određenim nacionalnim jurisdikcijama. Nažalost, u takvim slučajevima ova suma (poreza) se pokriva iz samih dnevnica.
Podugovaranje
58. Da li je za sklapanje podugovora sa individualnim ekspertom ili organizacijom potrebna autorizacija Izvršne agencije?
Odobrenje Izvršne agencije nije potrebno za podugovaranje individualnog eksperta koji je deo prejektne prijave, ali je za podugovaranje organizacije koja učesvuje u menadžmentu projekta odobrenje agencije nužno.
Individualni eksperti
59. Da li staff convention treba da bude overen od strane institucije individualnog eksperta? Koja prateća dokumentacija je potrebna za individualnog eksperta?
Ne, individualni ekspert za pravdanje putnih troškova prilaže isto što i ostali (boarding pass, račun, potpisuje i popunjava IMR (Individual Mobility Report) formular). Kada je reč o isplati honorara, ekspert potpisuje odgovarajući formular, convention for staff costs. Dobro bi bilo da priloži i svoje isplatne listiće iz kojih se vidi da je plaćen onoliko koliko inače zarađuje, ali to nije neophodno.
60. Šta bi trebalo da sadrži ugovor sa individualnim ekspertom (iznos, precizna vremena, aktivnosti)? Da li su dozvoljene i druge aktivnosti?
Da, ali pri preciziranju ovih aktivnosti ne treba izgubiti iz vida da je uloga individualnog eksperta da pomogne u onim aktivnostima za koje konzorcijum nema kapacitet.
Promene unutar konzorcijuma
61. Koja je procedura ako jedan od partnera želi da se povuče iz konzorcijuma?
Procedura je sledeća:
U slučaju da minimalni uslovi za partnerstvo više nisu ispunjeni, Izvršna agencija ima pravo da razmotri mogućnost nastavka projekta.
62. Da li je moguće uključiti novog partnera u projekat?
Da. Tokom zvaničnog perioda trajanja projekta konzorcijum se može proširiti. Predlog proširivanja konzorcijuma mora se dostaviti Izvršnoj agenciji, a novi partner može dobiti finansijska sredstva tek kada se taj predlog odobri. Novi član konzorcijuma bi trebalo da se uključi u projekat pre početka poslednje godine trajanja projekta.
Zahtev za proširivanje bi trebalo da sadrži dataljno objašnjenje i razloge zašto je učešće novog partnera neophodno.
Proširivanje konzorcijuma nikako ne može dovesti do povećanja maksimalne sume finansiranja (maximum grant amont).
Pošto proširivanje projektnog konzorcijuma dovodi do modifikovanja Aneksa V Grant Agreement-a (Lista partnera), sledeći formalni zahtevi moraju se strogo ispoštovati:
Gore navedena dokumenta koordinator mora proslediti Izvršnoj agenciji zajedno sa zahtevom.
Sufinansiranje
63. Šta može biti predmet sufinansiranja?
Predmet sufinansiranja mogu biti svi troškovi osim indirektnih troškova.
64. Da li bi svi partneri trebali da učestvuju u sufinansiranju?
Ugovor o finansiranju projekta (Grant agreement) ne određuje u kojoj meri bi svaka institucija trebalo da učestvuje u sufinansiranju. U principu, u predlogu projekta bi trebalo da stoji koliko će svaka institucija doprineti sufinansirnju, što naravno može biti revidirano u toku trajanja projekta. Preporučuje se doprinos svake institucije, i on bi trebalo da varira zavisno od resursa koji su dostupni svakoj od institucija u projektu.
65. Ukoliko je za potrebe Tempus projekta otvoren podračun, da li je moguće da se sufinansiranje izvrši preko regularnog univerzitetskog računa?
Ne, preporuka Izvršne agencije je da se obavezno otvori podračun i da se sve finansijske transakcije obavljaju preko njega radi jednostavnije finansijske revizije.
66. Da li 10% sufinansirajućih sredstava za eligible direktne troškove mora da obezbedi isključivo podnosilac prijave? Ili svaki partner mora da obezbedi 10% sufinansirajućih sredstava od svojih ukupnih eligible direktnih troškova? Ili celokupan konzorcijum mora da obezbedi tih 10% sufinansirajućih sredstava od ukupnih eligible direktnih troškova projekta?
Celokupan konzorcijum mora da obezbedi 10% sufinansirajućih sredstava. Na partnerstvu je odluka ko će koliko navca da izdvoji.
67. Da li se troškovi pripreme nastavnika i ostali troškovi vezani za osoblje smatraju kao deo sufinansiranja koje nudi konzorcijum?
Da. Ovi troškovi mogu da budu deo sufinansiranja koje je omogućio konzorcijum. Pod uslovom da je taj rad neophodan za dostizanje postavljenih ciljeva u projektu.
Revizija
68. Na koji način će se izvršiti reivizija finansijskih transakcija na partnerskim institucijama iz EU i regiona?
Još uvek nisu dostupni podaci o detaljima procedura koje će se primenjivati na reviziju finansijskih transakcija. Pretpostavka je da će revizori posećivati koordinatora projekta kome će partneri dostaviti svu dokumentaciju, uključujući i izvode sa bankarskih računa.
69. Ko je predmet revizije, koordinator ili ceo konzorcijum?
Svi članovi konzorcijuma jesu predmet revizije. S tim što je koordinator taj koji je dužan da u slučaju revizije i evaulacije obezbedi svu potrebnu dokumentaciju, uključujući račune partnera, računovodstvenu dokumentaciju i potpisane kopije poduugovora, u slučaju da postoje.
70. Da li je potrebno da za svoj projekat obezbedim izveštaj spoljnog revizora?
Kao što stoji u članu I.5.4. Grant Agreementa-a, ukoliko je iznos Tempus donacije, prikazan u aneksu II Vašeg Grant Agreementa-a, viši od 750000€, izveštaj spoljnog revizora o obavljenoj reviziji finansijskih izveštaja i računa mora se priložiti zajedno sa finalnim izveštajem na kraju projekta.
Svrha revizorskog izveštaja, koji se prilađe prilikom podnošenja zahteva za isplatu, jeste da posvedoči o iskrenosti i istinitosti zahteva i odgovarajuće prateće dokumentacije. Molimo Vas da imate u vidu da se u ovom slučaju radi o ugovorenoj reviziji vezanoj za račune projektnih aktivnosti, a ne o obaveznoj revizji godišnjih računa koordinatora.
Koordinator može sam odabrati revizorsku kuću koja će izvršiti spoljnu reviziju, a može se obratiti i državnoj revizorskoj kući koja u zemlji ima status prepoznat kao ‘public body’. Revizori moraju imati minimum nacionalnu licencu u zemlji koordinirajuće institucije za obavljanje revizorskih poslova. Revizorska kuća mora garantovati da njeni revizori poseduju odgovarajuće veštine za izvršavanje ovih zadataka (npr. jezičke veštine/budžet za potrebne prevode). Izveštaj treba da sadrži detaljan opis obavljenih revizorskih aktivnosti, njihovu analizu i zaključak.
Troškovi izveštaja spoljnog revizora mogu potpasti pod stavku ‘ostali troškovi’.
Razno
71. Ko je dužan da obezbedi finansijsku garanciju za projekat i kada?
Koordinatori projekata čiji osnivač nije država moraju na zahtev Izvršne agencije pružiti finansijsku garanciju za projekat.
72. Koji je dokaz za isplatu u gotovini? Ili za troškove taksija?
Prema Tempus pravilima to je IMR (Individual Mobility Report) formular. Troškovi za taksi su dozvoljeni samo u izuzetnim slučajevima.
73. Na koji način se vrši povraćaj sredstava u slučaju da se za put koriste sopstvena kola?
Da bi došlo do nadoknade potrebno je ispoštovati sledeću proceduru:
Izračunajte ukupne troškove puta na osnovu dokaza turističke agencije ili železničke stanice, u kojem je prikazana cena vozne karte za prvu klasu koja pokriva istu relaciju. Dokumentacija se mora čuvati zajedno sa projektnim računima.
Molimo vas, imajte u vidu da je moguć samo jedan povraćaj iz Tempus sredstava, bez obzira na broj putnika u kolima.
U partnerskim zemljama, u kojima trenutno ne postoji razgranat železnički sistem, moguće je primeniti fiksnu stopu za datu relaciju u kilometrima na osnovu lokalnih transportnih ruta.
Fiksna stopa može se dokazati deklaracijom Ministarstva Prosvete (ili Finansija), koja jasno ukazuje na stopu. Ova deklaracija mora se čuvati zajedno sa projektnim računima. Nacionalna Tempus kancelarija vam možda može pomoći da dođete do informacije o zvaničnoj stopi koja se koristi u vašoj zemlji.
U odsustvu zvanične deklaracije, može se koristiti fiksna stopa, sa maximumom od 0.22 €/km.
Gore navedena procedura propisana je od strane Izvršne agencije i važi kao opšte pravilo. Procedura za Srbiju prilagođena je odredbama nacionalnog zakona, te važi sledeće:
Ako osoba za put koristi službeno vozilo, ne postoji limit na troškove koji joj se isplaćuju. Stoga se može primeniti Tempus pravilo o maksimalnoj stopi od 0.22 €/km.
Međutim, ukoliko osoba putuje sopstvenim kolima onda se mora konsultovati Zakon o porezu na lični dohodak. Prema ovom zakonu, osoba može dobiti naknadu u visini do 45 € mesečno, kao nadoknadu za korišćenje sopstvenog vozila u poslovne svrhe. Na ovu sumu od 45 € nije potrebno platiti porez, dok je za veću sumu potrebno platiti porez na dobit.
U svakom slučaju, moguće je i opravdano primeniti Tempus pravilo o maksimum 0.22 €/km i platiti porez ukoliko postoji razlika između Tempus i nacionalnih pravila.
Preporučujemo Vam da konsultujete odeljenje za računovodstvo Vaše visokoškolske ustanove u vezi sa tačnom procedurom koja se primenjuje prilikom plaćanja poreza.
74. Kako se mogu naplatiti troškovi iznajmljivanja autobusa ili minibusa iz Tempus sredstava?
Iznajmljivanje autobusa moguće je samo za putovanja između partnerskih institucija u konzorcijumu. Troškovi iznajmljivanja trebalo bi da se podele sa brojem putnika u autobusu. Svaki učesnik bi trebalo da uključi, u okviru Individual Mobility Report-a (Annex 2, Guidelines for the Use of the Grant) svoj doprinos troškovima iznajmljivanja.
75. Da li su „in kind“ doprinosi (plaćanje u robi ili uslugama) prihvatljivi u Tempus IV projektima?
Ne. „ In kind“ doprinosi su inputi u projektu koji nisu rezultat finansijskih transakcija. Primer: korišćenje postojećih kapaciteta (oprema, dostupan nastavni materijal), posedovanje autorskih prava, neplaćeni radni sati i/ili volonterski rad. Ovakvi doprinosi nisu prihvatljivi troškovi.
76. Ukoliko nastavnik ima stalno zaposlenje u EU ili u jednoj od partnerskih zemalja, ali je privremeno na radu izvan Evrope, da li je moguće da se njegovi putni troškovi budu pokriveni iz Evrope?
U razvojnoj fazi vašeg projekta trebalo bi da pronađete nastavnika koji je dostupan u EU. Ukoliko je projekat već finansiran, a nastavnik je onda izvan EU, Izvrša agencija može da izda odgovarajuće odobrenje ukoliko je ono traženo pismenim putem i ukoliko za njega postoji dobro obrazloženje.
77. Da li je prihvatljiva samo mobilnost između partnerske zemlje i EU zemlje ili su moguće i mobilnosti iz jedne partnerske zemlje u drugu partnersku zemlju?
Da, studentske mobilnosti mogu biti iz jedne partnerske zemlje u drugu ukoliko su opravdane i neophodne za ostvarivanje ciljeva projekta. Podrazumeva se da će se poštovati odgovarajući nivoi putnih troskova.
Oslobađanje od PDV-a
78. Koji su dokumenti potrebni za oslobađanje od PDV-a?
Potrebna je sledeća dokumentacija:
79. Gde se overava PPO PDV obrazac?
Obrazac se overava u centrali Poreske uprave na adresi Save Maskovica br. 3-5, Beograd (Banjica) 4. sprat.
80. Koliko vremena je potrebno da se overi PPO PDV obrazac?
Potrebno je oko 10 min. ukoliko je sve u redu sa dokumentacijom.
81. U obrascu, sta je potrebno dopisati u navedenim stavkama?
U odgovarajućim stavkama potrebno je dopisati sledeće:
82. Gde je moguce pronaći PPO PDV obrazac?
Potvrdu o poreskom oslobađanju za obveznika PDV-a, koji vrši promet dobara ili usluga, odnosno uvoz dobara, uz poresko oslobađanje (za međunarodne ugovore) mozete pronaći na sledecim linkovima: