Tempus Srbija

Praćenje/ monitoring projekata

Monitoring projekata je jedan od ključnih elemenata menadžmenta Tempus programa i važan je kako za projekte koji se susreću sa problemima tako i za one u kojima se sve odvija po planu i sa uspehom.

Osnovni cilj svih monitoring aktivnosti je ostvariti maksimalne rezultate projekata i opravdati investiranje EU fondova kroz ostvarivanje ciljeva od značaja za partnersku zemlju. Prednosti monitoringa prevazilaze okvire projekata i pružaju mogućnosti za širenje pozitivnih iskustava i primera dobre prakse.

Svaki projekat treba da sadrži komponentu internog monitoringa kvaliteta tj. praćenje napredovanja i ostvarivanja postavljenih ciljeva, uočavanja problema i potreba za promenom pristupa / načina rada čime se obezbeđuje kvalitet. Monitoring se stoga smatra pozitivnom i konstruktivnom aktivnošću  koja podržava projekat i koja pomaže da se ostvare njegovi ciljevi.

Sa početkom implementacije Tempus IV faze programa uveden je novi pristup u nadgledanju implementacije projekata u kojoj je akcenat stavljen na jačanje veze između politike desk monitoringa (praćenje implementacije projekta preko izveštaja o radu, e-mail i telefonske komunikacije) i field monitoringa (posete projektu i razgovor sa učesnicima).

Obe vrste monitoringa projekata objedinjuju sledeća tri funkcije:

• Preventivnu: pružanje informacija o pravilima i procedurama  - pregled ciljeva, prioriteta, metodologije i planiranih aktivnosti
• Savetodavnu: preporuke o sadržaju i finansijskim aspektima
• Kontrolnu: provera i procena uspešnosti rezultata

Postoje i tri specifične faze u kojima se obavlja monitoring projekata:

Prvi faza (preventivni monitoring):

Na početku projekata – period unutar kojega se uspostavlja organizacija i menadžment konzorcijumom – prvi field monitoring  se može organizovati već u ovoj fazi i mogu se pružiti preporuke, dok će se konkretni rezultati pojaviti u prvom izveštaju (vreme u kome se može planirati ova vrsta field monitoringa je 3 do 12 meseci nakon zvaničnog datuma početka projekta).

Druga faza (field monitoring):

Nakon prijema prvog izveštaja, kada su različite aktivnosti u projektu već uveliko u fazi implementacije; field monitoring se tada koncentriše na tok aktivnosti, vezu između sadržaja prvog izveštaja i situacije koja se zatiče prilikom posete projektu i shodno tome se daju preporuke za nastavak rada (vreme u kome se može planirati ova vrsta field monitoringa je nakon prijema prvog izveštaja i u toku poslednjih 6-12 meseci zvaničnog trajanja projekta)

Treća faza (project follow-up):

Nakon završetka projekta, field monitoring ima za cilj procenu rezultata projekta, njegove posledice, uticaj, održivost aktivnosti i uspostavljanje programa, multiplikativni efekti; finansijski menadžment koji se odnosi na korišćenje granta (vreme u kome se može planirati ova vrsta field monitoringa je 3 do 15 meseci nakon zvaničnog završetka projekta).

U okviru Tempusa IV politika field monitoringa je kombinacija monitoringa koji obavlja osoblje Izvršne agencije (EACEA Tempus unit) i  nacionalnih Tempus kancelarija (spisak tekućih projekata i osoba zaduženih za monitoring možete preuzeti ovde). U field monitoring se mogu uključiti i spoljni eksperti koje angažuje nadležni direktorat Evropske komisije (Direktorat za obrazovanje i kulturu).

Izvršna agencija je dužna da prati projekat i implementaciju aktivnosti tokom celog njegovog trajanja. U okviru svojih ovlašćenja, nacionalne Tempus kancelarije dužne su da u svojim zemljama organizuju field monitoring posete svim tekućim Tempus projektima koji uključuju institucije visokog obrazovanja na teritoriji te zemlje (a sve u skladu sa monitoring planom koji odobrava EACEA Tempus  unit). Tempus kancelarije podnose izveštaj Izvršnoj agenciji o poseti i daju preporuke koje se tiču dalje implementacije projekta.

U svojim field monitoring posetama, nacionalne Tempus kancelarije se uglavnom fokusiraju na sledeće aspekte projekata:

• Efektivnost
• Održivost rezultata projekta
• Efikasnost

Field monitoring se smatra jednim od glavnih zadataka nacionalnih Tempus kancelarija. Izveštaji od Field monitoring poseta pomažu obavljanju desk monitoringa od strane EACEA osoblja i komplementarne su sa EACEA aktivnostima i komunikacijom sa koordinatorom projekta.

Kada EACEA Tempus unit organizuje field monitoring, može se pridružiti nacionalnim Tempus kancelarijama prilikom njihove monitoring posete ili tražiti posebnu organizaciju neke posete. Nacionalna Tempus kancelarija tom prilikom aktivno učestvuje u razgovoru sa učesnicima projekta. Delegacija Evropske unije takođe može biti pozvana i uključena u neku od monitoring poseta projektima.

(izvod iz  priručnika za NTO field monitoring,  EACEA 2009)

Listu pitanja koja mogu biti postavljena u toku jedne field monitoring posete možete videti ovde.